Postup pri riešení sťažností – systém na podávanie sťažností a oznámení
1. Úvod
Ako medzinárodná spoločnosť[1] máme povinnosť konať zodpovedne a v súlade so zákonmi a zároveň to považujeme za samozrejmý záväzok. Dôležitou súčasťou systému riadenia súladu s predpismi je systém na podávanie sťažností a oznámení. Tieto kanály nahlasovania zabezpečujú doručenie vášho oznámenia na príslušné oddelenie v spoločnosti Takko.
2. Definície pojmov
Pojem dodávateľský reťazec sa v zmysle nemeckého zákona o povinnosti náležitej starostlivosti o dodávateľské reťazce (LkSG) vzťahuje na všetky výrobky a služby skupiny Takko. Zahrnuje všetky kroky v tuzemsku a v zahraničí, ktoré sú nevyhnutné pri výrobe výrobkov a poskytovaní služieb počnúc získaním surovín až po dodanie produktu koncovému zákazníkovi. Jeho neoddeliteľnou súčasťou je konanie príslušnej spoločnosti zo skupiny Takko vo vlastnej obchodnej oblasti, konanie priameho dodávateľa, ako aj konanie nepriameho dodávateľa.
Pojem vlastnej obchodnej oblasti predstavuje všetky činnosti spoločnosti pri dosahovaní podnikateľského cieľa. Myslia sa tým všetky činnosti pri výrobe a recyklácii výrobkov a pri poskytovaní služieb bez ohľadu na to, či sa vykonávajú v prevádzke v tuzemsku alebo v zahraničí. V pridružených spoločnostiach spoločnosť prislúchajúca ku koncernu patrí k vlastnej obchodnej oblasti materskej spoločnosti, pokiaľ táto materská spoločnosť má na spoločnosť prislúchajúcu ku koncernu určitý vplyv.
Pojem priamy dodávateľ označuje osoby, ktoré sa vyžadujú ako zmluvný partner pri dodaní tovaru alebo poskytovaní služieb, ktorých doručenie je nevyhnutné na výrobu výrobku skupiny Takko alebo na poskytnutie a objednanie príslušnej služby.
Za nepriameho dodávateľa sa považuje každá spoločnosť, ktorá nie je priamym dodávateľom a doručovanie ktorej je nevyhnutné na výrobu výrobku príslušnej spoločnosti zo skupiny Takko alebo na poskytnutie a objednanie príslušnej služby.
3. Kto sa môže stať oznamovateľom?
Systém na podávanie sťažností môžete použiť ako zamestnanec/zamestnankyňa spoločnosti Takko alebo ako externá osoba, pokiaľ máte pocit, že vo vlastnej obchodnej oblasti príslušnej spoločnosti zo skupiny Takko alebo v priamom či nepriamom dodávateľskom reťazci príslušnej spoločnosti skupiny Takko ste zaregistrovali potenciálne porušenie ľudských práv alebo ochrany životného prostredia. Oznamovateľom sa môže stať ktorákoľvek z nasledujúcich osôb:
• zamestnanec/zamestnankyňa (trvalí a dočasní zamestnanci);
• obchodný partner (dodávatelia, poskytovatelia služieb a spolupracujúci partneri);
• nepriamy dodávateľ; zákazník/zákazníčka;
• tretia osoba (migrujúci pracovník, domorodé skupiny, sezónne pracovné sily).
4. Čo môžete nahlasovať?
Ak spozorujete riziko súvisiace s dodržiavaním predpisov alebo porušenie súladu s predpismi, máte možnosť nás prostredníctvom systému na podávanie sťažností a oznámení kontaktovať a takého podozrenia nám oznámiť. Podať môžete oznámenie o nasledujúcich rizikách súvisiacich s dodržiavaním predpisov alebo porušeniach dodržiavania predpisov:
• konanie v rozpore so zákonom a porušenie povinností, pri ktorom hrozí trest alebo peňažná pokuta (trestné činy alebo priestupky);
• ľudsko-právne a environmentálne riziká, ako aj porušovanie ľudských práv a environmentálnych povinností;
• porušovanie vnútropodnikových smerníc.
Keď prostredníctvom systému na podávanie sťažností a oznámení podáte nejaké oznámenie, bude vás ďalej kontaktovať príslušný pracovník/príslušná pracovníčka zodpovedný/-á za dodržiavanie predpisov, ako aj pracovník/pracovníčka poverený/-á dohľadom nad dodržiavaním predpisov.
Ak sa vaše oznámenie týka ľudsko-právneho a environmentálneho rizika alebo porušovania ľudských práv a environmentálnych povinností, bude k riešeniu záležitosti prizvaný interný zamestnanec spoločnosti zodpovedný za dodržiavanie ľudských práv.
Kanál nahlasovania priamo prispieva k vyjasneniu záležitosti, ako aj k riešeniu nežiaducej situácie. Preto sú falošné obvinenia, ako aj úmyselné poskytovanie nesprávnych informácií prísne zakázané.
5. Riziká a porušovanie v oblasti ľudských práv a environmentálnych právnych predpisov
Podávať môžete oznámenia týkajúce sa ľudsko-právnych a environmentálnych rizík, ako aj porušovania ľudských práv a environmentálnych povinností. Nasledujúce riziká a porušovanie v oblasti ľudských práv:
• detská práca a vykorisťovanie detí;
• nútená práca a otroctvo;
• diskriminácia na pracovisku, sexuálne obťažovanie, násilie;
• porušenie slobody odborového združovania;
• neposkytnutie primeranej miestnej (minimálnej) mzdy;
• neprimerane dlhý pracovný čas;
• porušenie miestnych predpisov týkajúcich sa ochrany pri práci, ktoré zvyšuje riziko pracovných úrazov a poškodenia zdravia v dôsledku výkonu práce;
• nedostatočne zabezpečené a nezdravé pracovné prostredie;
• právne záväzný pracovnoprávny vzťah; žiadne neisté formy zamestnania;
• prispievanie k škodlivým zmenám v pôde, znečisťovanie vôd a ovzdušia, škodlivé hladiny hluku a plytvanie vodou;
• nezákonné nútené vysťahovanie; odobratie pozemku, lesov či vôd, ktoré sú pre určitú osobu zdrojom obživy;
• poverenie alebo využitie súkromných či verejných bezpečnostných zložiek, ak na sa základe nedostatočného poučenia alebo dohľadu zo strany spoločnosti pri nasadení bezpečnostných zložiek: § nedodržiava zákaz mučenia a krutého neľudského či ponižujúceho zaobchádzania;
§ dôjde k ohrozeniu zdravia a života;
§ je obmedzená sloboda združovania a odborového združovania.
Nasledujúce riziká a porušenia v oblasti environmentálnych právnych predpisov:
• výroba produktov s prídavkom ortuti, použitie ortuti a zlúčenín ortuti vo výrobných procesoch a manipulácia s odpadom obsahujúcim ortuť;
• výroba a použitie perzistentných chemických látok;
• Z hľadiska životného prostredia neprijateľná manipulácia s odpadom, jeho nesprávne zhromažďovanie, skladovanie a likvidácia, ako aj vývoz a dovoz nebezpečných druhov odpadu.
6. Kanály nahlasovania a kontaktné osoby
Na podávanie oznámení spoločnosť Takko oznamovateľom ponúka rôzne kanály nahlasovania. Personál spoločnosti Takko, ako aj externé tretie osoby môžu odborníka na dodržiavanie predpisov kontaktovať nasledujúcim spôsobom (aj anonymne):
• prostredníctvom e-mailu: compliance@takko.de
• online: https://www.takko.com/sk-sk/compliance.html
• poštou: osobne/dôverne
Takko Fashion GmbH
Compliance Officer
Alfred-Krupp-Straße 21
48291 Telgte Nemecko
• telefonicky: +49 2504 923-100
Oznamovatelia, ktorí sú zamestnancami spoločnosti Takko, sa môžu kedykoľvek obrátiť na nasledujúce osoby:
• vedúci personál;
• internú dôvernú osobu;
• personál zaoberajúci sa dodržiavaním predpisov; odborníka na dodržiavanie predpisov.
7. Externý kanál nahlasovania
Oznámenia adresované organizácii Fair Wear Foundation možno doručiť aj miestnemu zástupcovi organizácie Fair Wear zodpovednému za spracovanie sťažností. Oznámenia možno podávať písomne alebo ústne, ako aj prostredníctvom e-mailu zaslanému na adresu complaints@fairwear.org alebo goemans@fairwear.org.
8. Oznámenie možno podať anonymne alebo verejne
Online platforma zaručuje anonymitu oznamovateľa, a tým aj anonymný spôsob podania oznámenia. Vy tak rozhodujete o tom, či uvediete svoje kontaktné údaje a meno alebo nie. Ak oznámenia podávate anonymne, spoločnosť Takko garantuje anonymné kontaktovanie a komunikáciu.
Spoločnosť Takko tento kanál nahlasovania použije na nadviazanie kontaktu s oznamovateľom v prípade nejasností a otázok s cieľom prípad spracovať či získať podrobnejšie informácie.
9. Postup pri riešení sťažností
Systém na podávanie sťažností a oznámení je v spoločnosti Takko dôležitý komunikačný kanál, prostredníctvom ktorého môžu oznamovatelia podávať oznámenia. Oznámenia vnímame ako príležitosť na zlepšovanie. Všetkými sa preto podrobne zaoberáme, odvodzujeme z nich príslušné opatrenia a riešime porušenia práv. Digitálny kanál nahlasovania umožňuje podanie oznámenia v príslušnom štátnom jazyku. Oznámenie môžete podať digitálne vo forme textu. Prostredníctvom odpovedí na predvolené otázky nám opíšte predmet svojho oznámenia. Oceníme podrobné údaje o zistenej záležitosti.
Následne bude o prijatí sťažnosti informovaný príslušný pracovník zodpovedný za dodržiavanie predpisov. V priebehu piatich pracovných dní spoločnosť Takko oznamovateľovi potvrdí prijatie jeho sťažnosti.
Oznamovateľ dostane prístupové údaje, ktoré slúžia ako prístupový kľúč do systému sťažností. Vďaka tomu má možnosť kedykoľvek skontrolovať aktuálny stav spracovania svojej sťažnosti.
Prichádzajúce sťažnosti vždy skontroluje príslušný pracovník zodpovedný za dodržiavanie predpisov a uistí sa, že sú zrozumiteľné. Pracovník zodpovedný za dodržiavanie predpisov každú sťažnosť dôkladne skontroluje a následne nezávisle a nestranne pracuje na objasnení danej záležitosti.
Prešetrenie je po celý čas dôverné a obmedzuje sa výhradne na osoby, ktoré treba nevyhnutne zapojiť do objasnenia záležitosti. Pracovník zodpovedný za dodržiavanie predpisov môže viesť dôverné rozhovory s personálom, poskytovateľmi služieb alebo inými osobami, ktoré by mohli prispieť k vyšetreniu danej záležitosti.
Na záver odborník na dodržiavanie predpisov vyhodnotí výsledok prešetrenia a rozhodne, či ide o riziko alebo porušenie povinnosti náležitej starostlivosti o ľudské práva a ochranu životného prostredia. Ak sa potvrdí riziko alebo porušenie, spoločnosť Takko prijme primerané nápravné opatrenia.
Príslušný pracovník zodpovedný za dodržiavanie predpisov po konzultácii s vami vypracuje návrh zameraný na nápravu. Nápravné opatrenia, na ktorých ste sa s personálom spoločnosti Takko dohodli, sa následne začnú implementovať v príslušných spoločnostiach skupiny Takko.
Spoločnosť zároveň oznamovateľa informuje o výsledku prešetrenia a o opatreniach, a to najneskôr tri mesiace po doručení sťažnosti. Budeme vás informovať o krokoch a opatreniach, ktoré sme už podnikli, príp. ktoré sú naplánované. Upozorňujeme, že sprístupňujeme iba informácie, ktoré z právneho hľadiska nie sú zásadné a ktoré pre interné alebo externé vyšetrovanie nepredstavujú riziko.
10. Externý postup pri riešení sťažností
V prípade spolupráce s novými dodávateľmi spoločnosť Takko zabezpečí podrobné vysvetlenie členstva v organizácii Fair Wear Foundation, ako aj požiadaviek, ktoré z tohto členstva vyplývajú. To zahrnuje aj postup podávania sťažností. Výrobné prevádzky s oprávnením v danej krajine musia na viditeľnom mieste vyvesiť informačný dokument organizácie Fair Wear určený pre zamestnancov. Zamestnaneckému personálu v miestnej prevádzke musí byť sprístupnený systém na podávanie sťažností.
Postup spracovania v systéme na podávanie sťažností organizácie Fair Wear zahrnuje nasledujúce kroky:
1. Prijatie sťažnosti
2. Vyšetrovanie
3. Náprava
4. Overenie
5. Dokončenie spracovania sťažnosti: označenie „vyriešená“ alebo „uzavretá“ Po doručení sťažnosti pracovník zodpovedný za jej spracovanie overí jej prípustnosť. Sťažnosť je prípustná, pokiaľ sa podáva v jednej z výrobných prevádzok členských značiek a pokiaľ sa vzťahuje na niektorú z ôsmich pracovných noriem, ktoré stanovila organizácia Fair Wear.
O prípustnosti sa rozhodne počas kontroly sťažnosti. Sťažnosť sa potom zadá do systému a spoločnosť Takko dostane upozornenie, že v niektorej z výrobných prevádzok bola podaná sťažnosť. Spoločnosť Takko je následne povinná informovať obvinenú stranu, ktorou spravidla býva vedenie fabriky, a požiadať ju o vyjadrenie.
Spoločnosť Takko organizácii Fair Wear sprostredkuje odpoveď obvinenej strany. Ak obvinená strana s výčitkami nesúhlasí, organizácia Fair Wear zostaví plán vyšetrovania. Ak však obvinená strana súhlasí s nárokmi sťažovateľa, sťažnosť možno posunúť priamo do fázy nápravy.
V priebehu prešetrovania sa rozhoduje o tom, či je sťažnosť odôvodnená alebo nie, prípadne či ide o prípad, keď nie je možné vyvodiť žiadny záver. Na základe toho sa stanovujú ďalšie nápravné kroky.
Keď vyjde najavo, že sťažnosť je odôvodnená, spoločnosť Takko spolu so svojimi výrobnými prevádzkami implementuje nápravné opatrenia. Spoločnosť Takko je zodpovedná za zavedenia plánu nápravy.
Organizácia Fair Wear overí, či sa nápravné opatrenia skutočne zaviedli a či prispeli k riešeniu vzniknutého problému. Organizácia Fair Wear zároveň sťažovateľa požiada, aby zo svojej perspektívy vyhodnotil priebeh celého procesu a vyjadril sa, či je s výsledkom spokojný.
Spracovanie sťažnosti sa následne oficiálne dokončí a jej stav sa označí ako „uzavretá“ alebo „vyriešená“.
Počas spracovania sťažnosti budeme na našich webových stránkach pravidelne zverejňovať novinky o priebehu celého procesu. Týmto spôsobom chceme zabezpečiť transparentnosť voči našim zainteresovaným stranám.
11. Nápravné opatrenia
Pracovník zodpovedný za dodržiavanie predpisov po konzultácii s oznamovateľom vypracuje návrh zameraný na nápravu. Cieľom nápravných opatrení je porušovaniu zabrániť alebo ho zastaviť. Ak takýto cieľ nie je možné dosiahnuť, je potrebné aspoň minimalizovať rozsah porušovania. O nápravných opatreniach sa uvažuje najmä pri zistení porušenia ľudskoprávnych a environmentálnych povinností či v prípade bezprostredne hroziaceho porušenia.
K nápravným opatreniam patrí napríklad: navrhnutie a zavedenie časovo vymedzeného konceptu zameraného na riešenie nežiaducej situácie, zavedenie iniciatív v odvetví alebo odvetvových noriem, dočasné prerušenie obchodného vzťahu či definitívne ukončenie obchodného vzťahu. Do navrhovania takýchto nápravných opatrení možno zapojiť aj oznamovateľa, dotknuté osoby alebo formálne záujmové skupiny.
12. Ochrana pred znevýhodnením alebo trestom
Spoločnosť Takko sa zaväzuje k dôvernosti a ochrane oznamovateľov. Odhaľovanie nevyhovujúcich podmienok a ich zlepšenie je v záujme spoločnosti Takko, rovnako ako aj implementovanie vhodných opatrení, ktorými možno z dlhodobého hľadiska predchádzať rizikám v oblasti ľudsko-právnych a environmentálnych predpisov, ako aj porušovaniu týchto predpisov.
V pozícii oznamovateľa od nás máte garantovanú ochranu pred znevýhodnením alebo trestom na základe vašej sťažnosti. Ak oznámenie podáte v dobrej viere a podľa najlepšieho vedomia a svedomia, nemusíte sa obávať žiadnych nevýhodných opatrení.
Pokiaľ oznamovateľ požiada o zachovanie anonymity, spoločnosť Takko mu v záujme jej zachovania garantuje ochranu, a to počas celého procesu spracovania sťažnosti. Spoločnosť Takko nepodniká žiadne kroky s cieľom identifikovať identitu oznamovateľa.
Spoločnosť Takko je na takéto oznámenia odkázaná, pretože len tak dokáže v plnej miere a včas zabrániť porušovaniu povinnosti náležitej starostlivosti o ľudské práva a ochranu životného prostredia, ako aj porušovaniu predpisov či ho v plnej miere a včas zastaviť.
V prípade zneužitia systému podávania sťažností si spoločnosť Takko vyhradzuje právne kroky alebo disciplinárne opatrenia voči oznamovateľovi. Systém podávania sťažností preto používajte svedomito a zodpovedne.
13. Ochrana tretích osôb
Ak sa oznámenie týka aj tretích strán, ktoré sú v kontakte s oznamovateľom a ktoré by sa v pracovnom kontexte mohli stať terčom odvety, poskytneme ochranu aj takýmto tretím osobám. Identitu tretích osôb chránime v rozsahu zákonných predpisov.
14. Ochrana údajov
Spoločnosť Takko prevádzkuje systém na podávanie sťažností a oznámení dodržiavajúc príslušné požiadavky na ochranu údajov.
15. Kontroly a zlepšenia
Spoločnosť Takko systém na podávanie sťažností v pravidelných intervaloch alebo na podnet reviduje a identifikuje príležitosti na zlepšenie.
Stav: 1. 1. 2023
[1] Spoločnosť Takko Fashion GmbH, ako aj všetky pridružené spoločnosti podľa §§ 15 ff. nemeckého zákona o obchodných spoločnostiach (Aktiengesetz)