Pritužbeni postupak za sustav pritužbi i zviždača
1. Uvod
Kao globalna tvrtka, imamo obvezu i sliku o sebi ponašati se odgovorno i u skladu sa zakonom. Sustav pritužbi i zviždača bitan je dio Takkovog sustava za upravljanje usklađenošću. Ovi kanali za pritužbe omogućuju slanje vaše pritužbe odgovornom odjelu u Takku.
2. Definicije
Izraz opskrbni lanac odnosi se na sve proizvode i usluge Takko Grupacije u smislu Zakona o dubinskoj provjeri opskrbnog lanca (LkSG). Uključuje sve korake u Njemačkoj i inozemstvu koji su potrebni za proizvodnju proizvoda i pružanje usluge, počevši od vađenja sirovina do isporuke krajnjem kupcu, te uključuje radnje određene tvrtke Takko Grupacije u svom vlastitom poslovnom području te djelovanje izravnog i neizravnog dobavljača.
Pojam vlastitog poslovnog područja pokriva svaku aktivnost poduzeća za postizanje korporativnog cilja. To uključuje sve aktivnosti proizvodnje i recikliranja proizvoda te pružanja usluga, neovisno o tome obavlja li se na lokaciji u Njemačkoj ili inozemstvu. U povezanim društvima, društvo koje pripada Grupaciji dio je vlastitog poslovnog područja matičnog društva ako matično društvo ima odlučujući utjecaj na društvo koje pripada Grupaciji.
Pojam izravni dobavljač odnosi se na nekoga tko djeluje kao ugovorni partner za isporuku robe ili pružanje usluga, čije su zalihe potrebne za proizvodnju proizvoda Grupacije Takko ili za pružanje i korištenje određene usluge.
Neizravni dobavljač je svaka tvrtka koja nije izravni dobavljač i čije su zalihe potrebne za proizvodnju proizvoda određene tvrtke Takko Grupacije ili za pružanje i korištenje određene usluge.
3. Tko može biti zviždač?
Sustav pritužbi možete koristiti kao Takko djelatnik/ca ili kao eksterna osoba ako ste potencijalno pogođeni kršenjem ljudskih prava i zaštite okoliša u svom poslovnom području određene tvrtke Takko Grupacije ili u izravnom ili neizravnom opskrbnom lancu određene tvrtke Takko Grupacije.
Zviždači mogu biti sljedeće osobe:
• djelatnici (npr. djelatnici i privremeni djelatnici)
• poslovni partneri (npr. dobavljači, pružatelji usluga i partneri za suradnju)
• neizravni dobavljači
• kupci
• eksterne treće osobe (npr. radnici migranti, domorodačke skupine, sezonski djelatnici)
4. Što možete prijaviti?
Ako identificirate rizik usklađenosti ili kršenje usklađenosti, nudimo vam priliku da nas kontaktirate putem sustava za pritužbe i zviždače i obavijestite nas. Možete podnijeti izvješća o sljedećim rizicima usklađenosti ili kršenju usklađenosti:
• nezakonite radnje i propusti koji su kažnjivi kaznom ili novčanom kaznom (kazneni ili upravni prekršaji);
• rizici za ljudska prava i okoliš te kršenja ljudskih prava i obveza vezanih uz okoliš; kršenje internih smjernica tvrtke.
Ako koristite sustav pritužbi i zviždača i podnesete pritužbu, komunicirat ćete s odgovornim djelatnicima za usklađenost i djelatnikom za usklađenost.
Ako se vaša pritužba odnosi na rizik u vezi s ljudskim pravima i okolišem ili na kršenje ljudskih prava i obveza u vezi s okolišem, savjetovat ćemo se s internim službenikom za ljudska prava tvrtke.
Kanal za pritužbe izravno pridonosi razjašnjavanju činjenica i rješavanju pritužbi. Stoga su lažne optužbe i svjesne lažne informacije zabranjene.
5. Rizici i povrede u području ljudskih i ekoloških prava
Možete podnijeti pritužbe o ljudskim pravima i rizicima za okoliš kao i o kršenju ljudskih prava i obveza vezanih uz okoliš. Sljedeći rizici i povrede u području ljudskih prava: Sljedeći rizici i povrede u području ljudskih prava:
• dječji rad; iskorištavanje djece,
• prisilni rad i ropstvo,
• diskriminacija na poslu, seksualno uznemiravanje, nasilje,
• nepoštivanje slobode udruživanja,
• odbijanje odgovarajuće lokalne (minimalne) plaće,
• prekomjerno radno vrijeme,
• lokalna kršenja radne sigurnosti s nesrećama na radu i zdravstvenim rizicima,
• nepostojanje sigurnog i zdravog radnog okruženja,
• pravno obvezujući radni odnos; bez nesigurnog zaposlenja,
• izazvanje štetne promjene tla, onečišćenje vode i zraka, štetne buke i prekomjerne potrošnje vode,
• nezakonita deložacija; oduzimanje zemljišta, šuma, vode čijom se uporabom čovjeku osigurava život,
• angažiranje ili korištenje privatnih i javnih zaštitara, u slučaju nedostatka obuke ili kontrole od strane tvrtke prilikom rada zaštitara,
• zanemarivanje zabrane mučenja i okrutnog, nečovječnog ili ponižavajućeg postupanja,
• u slučaju opasnosti po tijelo ili život,
• ako je narušena sloboda udruživanja i koaliranja.
Sljedeći rizici i povrede u području prava na okoliš:
• proizvodnja proizvoda sa živom, korištenje žive i živinih spojeva u proizvodnim procesima i obrada otpadne žive,
• proizvodnja i korištenje postojanih kemikalija,
• neekološki prihvatljivo postupanje, skupljanje, skladištenje i zbrinjavanje otpada te izvoz i uvoz opasnog otpada.
6. Kanali za pritužbe i kontakt osobe
Takko nudi zviždačima različite kanale za podnošenje pritužbi. I Takko djelatnici i eksterne treće strane mogu kontaktirati djelatnika za usklađenost u bilo kojem trenutku na sljedeći način (također anonimno):
• E-Mail: compliance@takko.de
• Online: https://www.takko.com/hr-hr/compliance.html
• Putem pošte: osobno / povjerljivo
Takko Fashion GmbH
Compliance Officer
Alfred-Krupp-Straße 21
48291 Telgte Deutschland
• Telefon: +49 2504 923 100
Zviždači kao djelatnici Takka mogu kontaktirati sljedeće osobe u bilo kojem trenutku:
• voditelje posla,
• interne povjerljive osobe,
• djelatnike/ce u oblasti usklađenosti, djelatnika/cu za usklađenost.
7. Eksterni kanali za pritužbe Pritužbe Fair Wear fondaciji mogu se podnijeti lokalnom službeniku za pritužbe Fair Weara. Pritužbe se mogu podnijeti u pisanom ili usmenom obliku, kao i putem e-maila: complaints@fairwear.org ili goemans@fairwear.org. 8. Pritužbe se mogu podnijeti anonimno ili javno
Online platforma osigurava anonimnost zviždača, a time i anonimno podnošenje vaše pritužbe. Vi odlučujete hoćete li dati svoje podatke za kontakt i ime. Ako pritužbe podnosite anonimno, Takko jamči anonimni kontakt i komunikaciju.
Takko će koristiti ovaj kanal za izvješćivanje zviždača i kako bi razjasnio sva pitanja koja bi se mogla pojaviti tijekom obrade slučaja te kako bi dobio dodatne informacije.
9. Menadžment pritužbi
Sustav za pritužbe i upute bitan je komunikacijski kanal za Takko putem kojeg zviždači mogu podnijeti pritužbe. Pritužbe vidimo kao priliku za poboljšanje. Stoga svaku pritužbu cjelovito obrađujemo, poduzimamo odgovarajuće mjere i rasvjetljavamo kršenja zakona.
Digitalni kanal za pritužbe omogućuje vam podnošenje pritužbi na vašem nacionalnom jeziku. Pritužbu možete dostaviti u tekstualnom obliku putem digitalnog kanala za pritužbe. Odgovarajući na unaprijed odabrana pitanja opisujete nam situaciju. Molimo detaljne informacije o nepravilnostima koje ste utvrdili.
Nakon zaprimanja pritužbe, odgovorni djelatnik za usklađenost će biti obaviješten da je pritužba zaprimljena. Takko će zviždaču potvrditi primitak pritužbe u roku od pet radnih dana. Zviždač dobiva pristupne podatke koji služe kao pristupni ključ sustavu pritužbi. To bi zviždaču trebalo dati priliku da se u bilo kojem trenutku informira o statusu obrade i tijeku pritužbe.
Vjerodostojnost pristiglih pritužbi provjerava djelatnik odgovornan za usklađenost. Djelatnik za usklađenost pažljivo ispituje svaku pritužbu i radi neovisno i nepristrano na razjašnjavanju slučaja. Istraga je uvijek povjerljiva i ograničena isključivo na one osobe koje su potrebne za razjašnjenje činjenica. Djelatnik za usklađenost može voditi povjerljive razgovore sa djelatnicima, pružateljima usluga ili drugim osobama koje su korisne za istraživanje slučaja.
Na kraju, djelatnik za usklađenost provjerava rezultat i odlučuje postoji li rizik ili kršenje ljudskih prava i obveza dubinske analize okoliša. Ako postoji rizik ili kršenje, Takko će poduzeti odgovarajuće korektivne mjere.
Djelatnik zadužen za usklađenost radit će s vama na izradi prijedloga za ispravljanje situacije. Korektivne mjere dogovorene s vama provest će dotične tvrtke Takko Grupacije.
Takko informira zviždača o rezultatu i mjerama najkasnije tri mjeseca od primitka pritužbe. Obavijestit ćemo vas o koracima i mjerama koje su već poduzete, a po potrebi još planirane. Treba napomenuti da objavljujemo samo podatke koji su pravno nekritični i ne ugrožavaju unutarnje ili vanjske istrage.
10. Eksterni postupak za pritužbe
Prilikom rada s novim dobavljačima, Takko osigurava da su članstvo u Fair Wear fondaciji i zahtjevi koji iz toga proizlaze detaljno objašnjeni. Ovo također uključuje postupak pritužbe. Proizvodni pogoni pušteni u rad u dotičnoj zemlji moraju imati informacijski list za djelatnike Fair Wear-a. Lokalnim djelatnicima zajamčen je pristup sustavu pritužbi.
Proces obrade pritužbi u Fair Wear sustavu uključuje sljedeće korake:
1. prijam pritužbe
2. istraga
3. korekcija
4. provjera
5. zatvaranje slučaja / pritužbe: riješeno ili okončano.
Nakon što je pritužba primljena, njezinu dopuštenost provjerava službenik za pritužbe. Pritužba je prihvatljiva ako se dogodi u proizvodnim pogonima robnih marki članica i odnosi se na jedan od osam radnih standarda Fair Wear-a.
O prihvatljivosti će se odlučiti tijekom ispitivanja pritužbe. To znači da se pritužba unosi u sustav i Takko dobiva obavijest da je došlo do pritužbe u nekom od njihovih proizvodnih pogona. Takko je tada dužan obavijestiti optuženu stranu, obično upravu tvornice, i zatražiti odgovor.
Takko informira Fair Wear o reakciji optužene strane. Ukoliko se optuženi ne slaže s optužbama, Fair Wear će izraditi plan istrage. Međutim, ako se slože s tvrdnjama podnositelja pritužbe, pritužba može prijeći izravno u fazu sanacije.
Istragom će se utvrditi je li pritužba utemeljena ili ne, odnosno da li nije moguće donijeti zaključak. To će odrediti kako će izgledati naredni korektivni koraci.
Ukoliko se pokaže da je pritužba opravdana, Takko će zajedno sa svojim proizvodnim pogonima provesti korektivne mjere. Takko je odgovoran za provedbu plana restrukturiranja.
Fair Wear će provjeriti jesu li korektivne mjere stvarno provedene i jesu li riješile problem koji je u pitanju. Fair Wear će također zatražiti od podnositelja pritužbe da da svoje mišljenje o tome kako je proces prošao i pitati je li zadovoljan rezultatom.
Na kraju, pritužba će službeno zatvorena i status će joj je biti označen kao "zatvoreno" ili "riješeno".
Tijekom postupka rješavanja pritužbi, redovito ćemo objavljivati ažuriranja o postupku pritužbi na našoj web stranici. Time se osigurava transparentnost prema našim dioničarima.
11. Korektivne radnje
Djelatnik zadužen za usklađenost, u dogovoru sa zviždačem, razvija prijedlog čija je namjera osigurati korektivne radnje. Cilj korektivne mjere je spriječiti ili prekinuti pogrešno činjenje ili povredu. Ako to nije moguće, opseg bi trebao biti barem minimiziran. Mogu se razmotriti korektivne mjere, osobito ako se utvrdi da je došlo ili može doći do kršenja ljudskih prava ili obveza vezanih uz okoliš.
To uključuje, na primjer, izradu i provedbu terminiranog koncepta za rješavanje pritužbi, primjenu inicijativa u industriji ili industrijskih standarda, privremenu obustavu ili, u krajnjem slučaju, prekid poslovnog odnosa. Zviždači, subjekti podataka ili službene interesne skupine mogu biti uključeni u određivanje takvih popravnih mjera.
12. Zaštita od diskriminacije ili kažnjavanja
Takko se zalaže za povjerljivost i zaštitu zviždača. U interesu je Takka otkriti i otkloniti pritužbe, provesti odgovarajuće mjere i time spriječiti dugoročne rizike i kršenja ljudskih prava i propisa o zaštiti okoliša.
Štitimo vas kao zviždača od diskriminacije ili kažnjavanja kao rezultata pritužbe. Kao zviždač, ne morate se bojati bilo kakvih negativnih radnji sve dok ste svoju prijavu podnijeli u dobroj vjeri i prema svom najboljem znanju i uvjerenju.
Takko jamči zaštitu za očuvanje anonimnosti zviždača tijekom cijelog procesa obrade pritužbe, pod uvjetom da zviždač zahtijeva očuvanje anonimnosti. Takko ne poduzima nikakve mjere za identifikaciju identiteta zviždača.
Takko ovisi o tim informacijama jer je to jedini način na koji se Takko može sveobuhvatno suprotstaviti i ispraviti kršenja ljudskih prava i obveza dubinske analize okoliša, kao i kršenja usklađenosti u ranoj fazi.
U slučaju zlouporabe sustava pritužbi, Takko zadržava pravo poduzimanja pravnih ili disciplinskih mjera protiv zviždača. Sustav pritužbi stoga treba koristiti samo savjesno i odgovorno.
13. Zaštita trećih osoba
Ako se informacije odnose na treće osobe koje su povezane sa zviždačem,a koje bi mogle pretrpjeti moguće odmazde u profesionalnom kontekstu, također štitimo te treće strane. Identitet trećih strana štitimo u okviru zakonskih zahtjeva.
14. Zaštita podataka
Takko koristi sustav za pritužbe i zviždače koji je u skladu s odgovarajućim propisima o zaštiti podataka.
15. Provjera i poboljšanje
Takko provjerava sustav pritužbi u redovitim intervalima i na ad hoc osnovi radi mogućih poboljšanja. Stanje: 01.01.2023