Žalbeni postupak za sistem pritužbi i uzbunjivača

1. Uvod

Kao kompanija koja posluje širom sveta , imamo obavezu i lični imidž odgovornog ponašanja u skladu sa zakonom. Sistem pritužbi i uzbunjivača je bitan deo Takko sistema upravljanja usklađenošću. Ovi kanali za izveštavanje omogućavaju da se vaša pritužba prenese nadležnom odeljenju Takko.

2. Definicije

Pojam lanac snabdevanja u smislu Zakona o dužnoj analizi lanca snabdevanja (LkSG) odnosi se na sve proizvode i usluge Takko grupe. Obuhvata sve korake koji su potrebni za proizvodnju proizvoda i pružanje usluge u Nemačkoj i inostranstvu, počev od dobijanja sirovina do isporuke krajnjem kupcu, i uključuje angažman predmetnog društva Takko grupe u sopstvenom području poslovanja, angažman direktnog dobavljača i angažman indirektnog dobavljača.
Pojam sopstvenog područja poslovanja obuhvata svaku aktivnost kompanije za postizanje korporativnog cilja. Ovo podrazumeva svaku aktivnost za proizvodnju i reciklažu proizvoda i pružanje usluga, bez obzira da li se obavlja na nekoj lokaciji u zemlji ili u inostranstvu. U povezanim društvima, sopstveno područje poslovanja matičnog preduzeća podrazumeva preduzeće koje pripada korporaciji, ako na to društvo koje pripada korporaciji matično preduzeće vrši odgovarajući uticaj.
Pojam direktni dobavljač odnosi se na nekoga ko deluje kao ugovorni partner za isporuku robe ili pružanje usluga, čije su isporuke neophodne za proizvodnju proizvoda Takko grupe ili za pružanje i korišćenje predmetne usluge.
Indirektni dobavljač je svaka kompanija koja nije direktni dobavljač a čije isporuke su neophodne za proizvodnju proizvoda nekog predmetnog društva Takko Grupe ili za pružanje i korišćenje predmetne usluge.

3. Ko može biti uzbunjivač?

Sistem žalbi možete koristiti kao zaposleni u Takko ili kao eksterno lice ako ste u svom poslovnom području predmetnog društva Takko Grupe ili neposredno ili posredno u lancu snabdevanja nekog pojedninačnog predmetnog društva Tako Grupe bili eventualno pogođeni kršenjem ljudskih prava i prava životne okoline. Uzbunjivači mogu biti sledeće osobe:

• Zaposleni (kao što su zaposleni i radnici na određeno vreme)
• Poslovni partneri (kao što su dobavljači, pružaoci usluga i partneri za saradnju)
• Indirektni dobavljači
• Kupci
• Treće strane (kao što su najamnici, starosedelačke grupe, sezonski radnici)

4. Šta možete prijaviti?

Ukoliko identifikujete rizik usklađenosti ili kršenje usaglašenosti, nudimo vam mogućnost da nas kontaktirate putem sistema za žalbe i uzbunjivače i obavestite o ovim informacijama. Možete podneti izveštaje o sledećim rizicima usklađenosti ili kršenju usaglašenosti: • Nezakonite radnje i propusti za koje je propisana kazna ili novčana kazna (krivični ili upravni prekršaji); • Rizici po pitanju ljudskih prava i životne sredine kao i kršenja protiv ljudskih prava i obaveza očuvanja životne okoline; • Kršenja protiv politike kompanije. Ukoliko koristite sistem za žalbe i uzbunjivače i podnesete pritužbu, komuniciraćete sa zaposlenima odgovornim za usklađenost i službenikom za usaglašenost. Ako se vaša pritužba odnosi na rizik za ljudska prava i životnu sredinu ili kršenje ljudskih prava i ekoloških obaveza, biće konsultovan interni službenik kompanije za ljudska prava. Kanal za izveštavanje direktno doprinosi razjašnjavanju činjenica i rešavanju pritužbi. Stoga su lažne optužbe i svesno lažne informacije zabranjene.

5. Rizici i kršenja u oblasti ljudskih prava i prava životne sredine

Možete podnositi prijave rizicima po pitanju ljudskih prava i životne sredine, kao i o kršenju ljudskih prava i ekoloških obaveza. Rizici i povrede u oblasti ljudskih prava su sledeći: • Dečji rad; eksploatacija dece, • Prinudni rad i ropstvo, • Diskriminacija na poslu, seksualno uznemiravanje, nasilje, • Zanemarivanje slobode udruživanja, • Uskraćivanje odgovarajuće lokalne (minimalne) plate, • Predugo radno vreme, • Lokalne povrede zaštite na radu sa opasnostima po zdravlje i nezgode na radu, • Nezdravo i nebezbedno radno okruženje, • Pravno obavezujući radni odnos; Sigurno zaposlenje, • Izazivanje štetnih promena u zemljištu, zagađenja vode i vazduha, emisije štetne buke i prekomerne potrošnje vode, • Protivpravno prinudno iseljenje; oduzimanje zemljišta, šuma, voda čije korišćenje obezbeđuje nečiju egzistenciju, • Angažovanje ili korišćenje privatnog i javnog obezbeđenja, ukoliko se zbog nedostatka obuke ili kontrole od strane kompanije prilikom korišćenja obezbeđenja  zanemaruje zabrana torture i okrutnog, nečovječnog ili ponižavajućeg postupanja  povređuje telo ili ugrožava život ili  osporava sloboda. Rizici i povrede u oblasti zaštite životne sredine su sledeći: • Proizvodnja artikala koji sadrže živu, upotreba žive i živinih jedinjenja u proizvodnim procesima i tretman otpada žive, • Proizvodnja i upotreba postojanih hemikalija • Ekološki neispravno rukovanje, sakupljanje, skladištenje i odlaganje otpada kao i izvoz i uvoz opasnog otpada.

6. Kanali prijavljivanja i osobe za kontakt

Za podnošenje pritužbi Takko uzbunjivačima nudi različite kanale za prijavljivanje. Kako zaposleni u Takko tako i eksterne treće strane u svako doba mogu da kontaktiraju službenika za usaglašenost na sledeće načine (takođe anonimno): • Putem e-pošte: compliance@takko.de • Online: https://www.takko.com/sr-rs/compliance.html • Poštom: Lično / poverljivo Takko Fashion GmbH Compliance Officer Alfred-Krupp-Straße 21 48291 Telgte Deutschland • Telefonom: +49 2504 923 100 Uzbunjivači kao zaposleni u Takko se u bilo kom trenutku mogu obratiti sledećim licima: • Rukovodstvu, • Licima od poverenja unutar kompanije, • Licima odgovornim za usklađenost, • Službeniku za usaglašenost.

7. Eksterni kanal prijavljivanja

Prijave fondaciji Fair Wear mogu se podnositi lokalnom Fair Wear službeniku za pritužbe. Prijave se mogu podnositi u pisanom obliku ili u usmenoj formi kao i putem e-pošte preko complaints@fairwear.org ili goemans@fairwear.org.

8. Prijave se mogu podnositi anonimno i javno

Internet platforma obezbeđuje anonimnost uzbunjivača, a samim tim i anonimno podnošenje vaše prijave. Sami odlučujete da li ćete dostaviti svoje kontakt podatke i ime. Ako prijave podnosite anonimno, Takko garantuje anonimni kontakt i komunikaciju. Takko će ovaj kanal za prijavljivanje koristiti kako bi sa uzbunjivačem razjasnio sva pitanja koja se mogu pojaviti prilikom obrade slučaja kao i da bi dobio dodatne informacije.

9. Žalbeni postupak

Sistem pritužbi i uzbunjivača je bitan kanal komunikacije za Takko preko kojeg uzbunjivači mogu da podnose pritužbe. Prijave vidimo kao priliku za poboljšanje. Stoga svaku prijavu detaljno obrađujemo, preduzimamo odgovarajuće mere i razjašnjavamo kršenja zakona. Digitalni kanal za izveštavanje vam omogućava da svoju prijavu podnesete na svom nacionalnom jeziku. Prijavu možete dostaviti u tekstualnom obliku putem digitalnog kanala za izveštavanje. Činjenično stanje nam opisujete odgovarajući na unapred izabrana pitanja. Molimo za detaljne informacije o pritužbama koje ste uočili. Po prijemu žalbe, odgovorni službenik za usaglašenost će biti obavešten o prijemu pritužbe. Takko će uzbunjivaču u roku od pet radnih dana potvrditi prijem žalbe. Uzbunjivač dobija pristupne podatke koji služe kao ključ za pristup sistemu za žalbe. Time uzbunjivač treba da ima mogućnost da se u bilo kom trenutku informiše o statusu i napretku rešavanja žalbe. Pristigle pritužbe nadležni službenik za usaglašenost proverava po pitanju verodostojnosti. Službenik za usaglašenost pažljivo proverava svaku pritužbu i radi nezavisno i nepristrasno na razjašnjenju činjeničnog stanja. Istraga se uvek sprovodi poverljivo i ograničava isključivo na ona lica koja su neophodna za razjašnjenje činjeničnog stanja. Službenik za usaglašenost može da vodi poverljive razgovore sa zaposlenima, pružaocima usluga ili drugim licima koja su korisna za preispitivanje činjeničnog stanja. Konačno, službenik za usaglašenost proverava rezultat i odlučuje da li postoji rizik ili kršenje ljudskih prava i obaveza dužnosti očuvanja životne sredine. Ako dođe do rizika ili kršenja, Takko će preduzeti odgovarajuće korektivne mere. Nadležni službenik za usaglašenost će u saradnji sa vama raditi na izradi predloga koji treba da služi korigovanju stanja. Pojedinačna društva Takko Grupe na koja odnose korektivne mere dogovorene sa vama, pobrinuće se za njihovo sprovođenje. Najkasnije tri meseca od prijema pritužbe Takko uzbunjivača obaveštava o rezultatu i merama. Informišemo vas o koracima i merama koje su već preduzete i ako je primenljivo o onima koje su još planirane. Treba napomenuti da otkrivamo samo one informacije koje su pravno nekritične i koje ne ugrožavaju interne ili eksterne istrage.

10. Eksterni žalbeni postupak

U zajedničkom radu sa novim dobavljačima Takko obezbeđuje da se članstvo u Fair Wear fondaciji i zahtevi koji iz toga proizilaze detaljno objasne. Ovo takođe podrazumeva i proces podnošenja žalbi. U proizvodnim pogonima koji su u odgovarajućoj zemlji angažovani mora biti istaknut informativni list o radnicima Fair Wear. Lokalnim zaposlenima je zagarantovan pristup sistemu za žalbe. Proces obrade sistema žalbi Fair Wear uključuje sledeće korake: 1. Prijem žalbe 2. Razmatranje 3. Saniranje 4. Provera 5. Okončanje žalbe: Rešena ili Zaključena. Po prijemu žalbe njenu prihvatljivost proverava službenik za žalbe. Žalba je prihvatljiva ako je usledila na proizvodnim lokacijama jednog od članova brendova i odnosi se na jedan od osam standarda rada Fair Wear. O prihvatljivosti će se odlučivati tokom razmatranja žalbe. To znači da se žalba unosi u sistem i da Takko dobija obaveštenje da je žalba uložena za neko od njegovih proizvodnih mesta. Takko je tada u obavezi da obavesti optuženu stranu, obično rukovodstvo fabrike, i da zamoli za odgovor. Takko obaveštava Fair Wear o reakciji optužene strane. Ako optužena strana nije saglasna sa navodima, Fair Wear će sačiniti plan istrage. Međutim, ako se optužena strana slaže sa tvrdnjama podnosioca žalbe, žalba direktno može preći u fazu sanacije. Istragom se utvrđuje da li je pritužba osnovana ili ne, odnosno da li se ne može doneti zaključak. Time se utvrđuje kako će izgledati naredni koraci rešavanja pritužbe. Ako se ispostavi da je žalba opravdana, Takko će zajedno sa svojim proizvodnim mestima sprovesti korektivne mere. Takko je odgovoran za sprovođenje plana rešavanja pritužbe. Fair Wear će proveriti da li su korektivne mere zaista primenjene i da li su rešile postojeći problem. Fair Wear će osim toga od podnosioca žalbe zatražiti da iznese svoje mišljenje o tome kako je proces tekao i pitati ga da li je zadovoljan rezultatom. Konačno, žalba se zvanično zatvara i njen status se označava kao „zatvoren” ili „razjašnjen”. Tokom procesa obrade žalbe, na našoj web stranici ćemo redovno objavljivati aktuelnosti o procesu žalbe. Ovo treba da zagarantuje transparentnost prema našim zainteresovanim stranama.

11. Korektivne mere

Službenik za usklađenost, u konsultaciji sa uzbunjivačem, razvija predlog koji treba da služi korektivnim merama. Cilj korektivnih mera je da se spreče ili okončaju kršenje ili povredu. Ako to nije moguće, u najmanju ruku obim kršenja treba svesti na minimum. Korektivne mere se uzimaju u razmatranje posebno ako se utvrdi da je došlo do stvarnog ili neposrednog kršenja ljudskih prava ili ekoloških obaveza. To na primer podrazumeva kreiranje i implementaciju kratkoročnog koncepta za rešavanje pritužbi, primenu inicijativa u branši ili standarda branše, privremenu suspenziju ili, u krajnjem slučaju, raskid poslovnog odnosa. Uzbunjivači, predmetna lica ili zvanične interesne grupe mogu biti uključeni u određivanje takvih korektivnih mera.

12. Zaštita od diskriminacije ili kažnjavanja

Takko se zalaže za povjerljivost i zaštitu uzbunjivača. U interesu kompanije Takko je da otkrije i otkloni pritužbe, da sprovede odgovarajuće mere i na taj način spreči dugoročne rizike i kršenja ljudskih prava i propisa o zaštiti životne sredine. Mi vas kao uzbunjivača štitimo od diskriminacije ili kažnjavanja kao posledica pritužbe. Kao uzbunjivač, ne treba da se plašite bilo kakve negativne posledice sve dok ste svoju pritužbu podneli u dobroj nameri i prema svom najboljem znanju i uverenju. Takko obezbeđuje zaštitu u cilju održavanja anonimnosti uzbunjivača tokom celog procesa obrade žalbe, pod uslovom da uzbunjivač zahteva da se anonimnost zadrži. Takko ne preduzima nikakve mere identifikacije identiteta uzbunjivača. Takko je upućen na ove sugestije jer se jedino na taj način Takko u ranoj fazi može sveobuhvatno suprotstaviti i otkloniti kršenja ljudskih prava i obaveza prema zaštiti životne sredine, kao i kršenja usaglašenosti. U slučaju zloupotrebe sistema za žalbe, Takko zadržava pravo da preduzme pravne ili disciplinske mere protiv uzbunjivača. Sistem žalbi bi stoga trebalo koristiti isključivo savesno i odgovorno.

13. Zaštita trećih lica

Ako su treća lica obuhvaćena informacijama koje su povezane sa uzbunjivačem i ako ona u profesionalnom kontekstu mogu pretrpjeti moguće odmazde, mi takođe štitimo te treće strane. Identitet trećih lica štitimo u okviru zakonskih uslova.

14. Zaštita podataka

Takko koristi sistem žalbi i uzbunjivača koji je u skladu sa odgovarajućim propisima o zaštiti podataka.

15. Provera i poboljšanje

Radi potencijalnih poboljšanja Takko proverava sistem za žalbe u redovnim intervalima a prama potrebi i u pojedinačnim slučajevima. Stanje: 01.01.2023