Pritožbeni postopek v sistemu pritožb in prijavljanja nepravilnosti
1. Uvod
Kot globalno delujoče podjetje[1] smo dolžni ravnati odgovorno in zakonito, kar je tudi naša samopodoba. Bistven del sistema upravljanja skladnosti pri Takko je sistem pritožb in prijavljanja nepravilnosti. Ti kanali za poročanje omogočajo posredovanje vašega sporočila odgovornemu organu pri Takko.
2. Opredelitev pojmov
Izraz oskrbovalna veriga v smislu nemškega Zakona o dolžnostih oskrbovalne verige (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, LkSG) se nanaša na vse izdelke in storitve skupine Takko. Vključuje vse korake doma in v tujini, ki so potrebni za proizvodnjo izdelkov in opravljanje storitev, od pridobivanja surovin do dostave končnemu kupcu, ter zajema ukrepe prizadetega podjetja skupine Takko na svojem poslovnem področju, ukrepe neposrednega dobavitelja in ukrepe posrednega dobavitelja.
Izraz »lastno poslovno področje« zajema vse dejavnosti podjetja za doseganje cilja podjetja. To vključuje vse dejavnosti za proizvodnjo in uporabo izdelkov ter opravljanje storitev, ne glede na to, ali se izvajajo na lokaciji v Nemčiji ali v tujini. V pridruženih družbah lastna poslovna dejavnost nadrejene družbe vključuje družbo, ki pripada skupini, če ima nadrejena družba odločilen vpliv na družbo, ki pripada skupini.
Izraz "neposredni dobavitelj" se nanaša na pogodbeno stranko za dobavo blaga ali storitev, katere dobava je potrebna za proizvodnjo izdelka skupine Takko ali za zagotavljanje in uporabo zadevne storitve.
Posredni dobavitelj je vsako podjetje, ki ni neposredni dobavitelj in katerega dobave so potrebne za proizvodnjo izdelka zadevne družbe v skupini Takko ali za zagotavljanje in uporabo zadevne storitve.
3. Kdo je lahko žvižgač?
Sistem za pritožbe lahko uporabite kot zaposleni pri Takko ali kot zunanja oseba, če ste potencialno prizadeti zaradi kršitev človekovih pravic in okolja na svojem poslovnem področju prizadetega podjetja v skupini Takko ali v neposredni ali posredni dobavni verigi zadevnega prizadetega podjetja v skupini Takko.
Prijavitelji kršitev so lahko naslednje osebe:
• zaposleni (kot so uslužbenci in začasni delavci).
• poslovni partnerji (kot so dobavitelji, ponudniki storitev in sodelujoči partnerji)
• posredni dobavitelji
• stranke
• tretje osebe (npr. delavci migranti, avtohtone skupine, sezonski delavci)
4. Kaj lahko prijavite?
Če ugotovite tveganje ali kršitev skladnosti, vam ponujamo možnost, da se nam oglasite prek sistema za pritožbe in prijavitelje ter nas obvestite o teh namigih. Prijave lahko pošljete v zvezi z naslednjimi tveganji za skladnost ali kršitvami skladnosti s predpisi:
• nezakonita dejanja in opustitve, ki se kaznujejo z denarno kaznijo (kazniva dejanja ali prekrški);
• človekove pravice in okoljska tveganja ter kršitve človekovih pravic in okoljskih obveznosti;
• kršitve notranjih smernic podjetja.
Če uporabite sistem za pritožbe in prijavitelje ter vložite prijavo, boste komunicirali z odgovornim osebjem za skladnost in uradnikom za skladnost.
Če se vaše poročilo nanaša na tveganje za človekove pravice in okolje ali na kršitev človekovih pravic in okoljskih obveznosti, se bomo posvetovali z uradnikom za človekove pravice v podjetju.
Kanal poročanja neposredno prispeva k razjasnitvi dejstev in reševanju pritožb. Zato so lažne obtožbe in zavestno napačne informacije prepovedane.
5. Tveganja in kršitve na področju človekovih in okoljskih pravic
Poročajo lahko o tveganjih za človekove pravice in okolje ter kršitvah človekovih pravic in okoljskih obveznosti. Naslednja tveganja in kršitve na področju človekovih pravic:
• otroško delo; izkoriščanje otrok,
• prisilno delo in suženjstvo,
• diskriminacija na delovnem mestu, spolno nadlegovanje, nasilje,
• nespoštovanje svobode združevanja,
• zniževanje ustrezne lokalne (minimalne) plače,
• prekomerni delovni čas,
• lokalne kršitve zdravja in varnosti pri delu z nesrečami in zdravstvenimi tveganji, povezanimi z delom,
• ni varnega in zdravega delovnega okolja,
• pravno zavezujoče delovno razmerje; brez negotovih zaposlitev,
• povzročanje škodljive spremembe tal, onesnaževanje vode in zraka, škodljive emisije hrupa in prekomerno porabo vode,
• nezakonita prisilna izselitev; odvzem zemljišč, gozdov, voda, katerih uporaba posamezniku zagotavlja preživetje,
• naročanje ali uporaba zasebnih in javnih varnostnikov, če zaradi pomanjkanja navodil ali nadzora družbe pri uporabi varnostnikov
§ ni upoštevana prepoved mučenja in krutega, nečloveškega ali ponižujočega ravnanja,
§ je poškodovano življenje ali telo ali § omejena svoboda združevanja.
Naslednja tveganja in kršitve na področju okoljskih pravic:
• proizvodnja izdelkov z dodatkom živega srebra, uporaba živega srebra in živosrebrovih spojin v proizvodnih procesih ter ravnanje z odpadki živega srebra,
• proizvodnja in uporaba obstojnih kemikalij,
• neekološko ravnanje z odpadki, njihovo zbiranje, skladiščenje in odstranjevanje ter izvoz in uvoz nevarnih odpadkov.
6. Kanali za poročanje in kontaktne osebe
Za oddajo prijav ponuja Takko prijaviteljem različne kanale za prijavo. Tako zaposleni pri Takko kot tudi zunanje tretje osebe se lahko kadarkoli obrnejo na uradnika za skladnost, kot sledi (tudi anonimno):
• Po e-pošti: compliance@takko.de
• Prek spleta: https://www.takko.com/sl-si/compliance.html
• Po pošti: osebno/zaupno
Takko Fashion GmbH
Uradnik za skladnost
Alfred-Krupp-Straße 21
48291 Telgte Nemčija
• Po telefonu: +49 2504 923 100
Prijavitelji, ki so zaposleni pri Takko, se lahko kadarkoli obrnejo na naslednje osebe:
• vodstveni delavci,
• zaupniki znotraj podjetja,
• zaposleni, ki sen ukvarjajo s skladnostjo, uradnik za skladnost.
7. Zunanji kanal za poročanje
Prijave pri fundaciji Fair Wear Foundation je mogoče oddati pri krajevnem uradniku za pritožbe pri Fair Wear. Prijave je mogoče oddati v pisni ali ustni obliki oziroma prek elektronskega naslova complaints@fairwear.org ali goemans@fairwear.org.
8. Prijave so lahko anonimne ali javne
Spletna platforma zagotavlja anonimnost prijavitelja in s tem anonimno predložitev vaše prijave. Sami se odločite, ali želite navesti svoje kontaktne podatke in ime. Če prijave predložite anonimno, Takko zagotavlja anonimen stik in komunikacijo.
Takko bo ta kanal za poročanje uporabil, da bo s prijaviteljem razjasnil vsa vprašanja, ki se lahko pojavijo pri obravnavi primera, in pridobil dodatne informacije.
9. Pritožbeni postopek
Sistem pritožb in prijavljanja nepravilnosti je za Takko pomemben komunikacijski kanal, prek katerega lahko prijavitelji poročajo o nepravilnostih. Poročila so za nas priložnost za izboljšave. Zato vsako prijavo izčrpno obravnavamo, sprožimo ustrezne ukrepe in razjasnimo kršitve zakonodaje.
Digitalni kanal za prijavo omogoča oddajo vaše prijave Poročilo pošljite v svojem nacionalnem jeziku. Prijavo lahko oddate prek digitalnega kanala za poročanje v tekstovni obliki. Z odgovori na vnaprej izbrana vprašanja nam opišite dejstva. Prosimo za podrobne navedbe glede vaše ugotovljene nepravilnosti. Po prejemu pritožbe se o prejemu pritožbe obvesti odgovornega uslužbenca za skladnost. Takko potrdi prijavitelju prejem pritožbe v petih delovnih dneh.
Prijavitelj prejme podatke za dostop, ki služijo kot ključ za dostop do sistema pritožb. To bi moralo prijavitelju omogočiti, da kadar koli pridobi informacije o statusu obdelave in napredku pritožbe.
Odgovorni uslužbenec za skladnost preveri verodostojnost prejetih pritožb. Uradnik za skladnost skrbno preuči vsako pritožbo ter neodvisno in nepristransko razjasni dejstva.
Preiskava se vedno izvaja zaupno in je omejena izključno na tiste osebe, ki so potrebne za razjasnitev dejstev. Pooblaščenec za skladnost lahko vodi zaupne pogovore z zaposlenimi, ponudniki storitev ali drugimi osebami, ki so koristne za preiskavo dejstev.
Na koncu pooblaščenec za skladnost pregleda rezultate in odloči, ali obstaja tveganje ali kršitev obveznosti skrbnega pregleda človekovih pravic in okolja. Če obstaja tveganje ali kršitev, sprejme Takko ustrezne popravne ukrepe.
Odgovorni uslužbenec za skladnost bo v zameno z vami pripravil predlog, ki bo služil kot pravno sredstvo. Z vami dogovorjene ukrepe za odpravo nepravilnosti bodo izvedla zadevna podjetja skupine Takko.
Takko obvesti prijavitelja o izidu in sprejetih ukrepih najpozneje v treh mesecih po prejemu pritožbe. Obvestimo vas o že sprejetih in po potrebi še načrtovanih korakih in ukrepih. Upoštevajte, da razkrijemo le informacije, ki so pravno nekritične in ne ogrožajo notranjih ali zunanjih preiskav.
10. Zunanji postopek pritožbe
Pri sodelovanju z novimi dobavitelji Takko poskrbi za podrobno razlago članstva v fundaciji
Fair Wear Foundation in s tem povezanih zahtev. To vključuje tudi pritožbeni postopek. Na proizvodnih lokacijah, ki so pooblaščene v posamezni državi, mora biti na voljo informativni list za delavce Fair Wear. Lokalnim delavcem je zagotovljen dostop do pritožbenega sistema.
Postopek obravnave pritožb v okviru sistema Fair Wear vključuje naslednje korake:
1. prejem pritožbe
2. preiskava
3. sanacija
4. preverjanje
5. zaključek pritožbe: rešeno ali zaključeno.
Ko je pritožba prejeta, njeno dopustnost preveri uradnik za pritožbe. Pritožba je dopustna, če se je zgodila v enem od proizvodnih obratov blagovnih znamk članic in se nanaša na enega od osmih delovnih standardov organizacije Fair Wear.
O dopustnosti se odloča med obravnavo pritožbe. To pomeni, da se pritožba vnese v sistem in družba Takko prejme obvestilo, da se je pritožba pojavila na eni od njenih proizvodnih lokacij. Takko mora nato obvestiti obtoženo stran, običajno vodstvo tovarne, in zahtevati odgovor.
Takko bo družbo Fair Wear obvestil o odgovoru obtožene stranke. Če se obtožena stranka ne strinja z obtožbami, bo družba Fair Wear pripravila načrt preiskave. Če pa se strinja s pritožnikovimi trditvami, lahko pritožba preide neposredno v fazo sanacije.
V preiskavi se odloči, ali je pritožba upravičena ali ne, ali pa sklepa ni mogoče sprejeti. Na podlagi tega se določijo naslednji koraki za odpravo nepravilnosti.
Če se izkaže, da je pritožba upravičena, bo Takko v sodelovanju s svojimi proizvodnimi lokacijami izvedel popravne ukrepe. Takko je odgovoren za izvajanje reorganizacijskega načrta.
Fair Wear bo preveril, ali so bili sanacijski ukrepi dejansko izvedeni in ali so rešili zadevno težavo. Fair Wear bo pritožnika tudi prosil, naj oceni, kako je po njegovem mnenju potekal postopek, in ga vprašal, ali je zadovoljen z izidom.
Nazadnje je pritožba uradno zaključena, njen status pa je označen kot "zaključena" ali "rešena".
Med postopkom obravnave pritožbe bomo na našem spletnem mestu redno objavljali posodobitve o postopku obravnave pritožbe. S tem želimo zagotoviti preglednost za naše zainteresirane strani.
11. Korektivni ukrepi
Nadzornik za skladnost pripravi predlog popravnega ukrepa v posvetovanju s prijaviteljem.
Cilj popravnega ukrepa je preprečiti ali odpraviti kršitev ali prekršek. Če to ni mogoče, je treba vsaj zmanjšati njen obseg. O sanacijskih ukrepih je mogoče razmisliti zlasti, če je prišlo do kršitve človekovih pravic ali okoljskih obveznosti ali je ta neizbežna.
Ti vključujejo na primer oblikovanje in izvajanje načrtovanega pristopa za rešitev pritožbe, uporabo panožnih pobud ali panožnih standardov, začasno prekinitev ali v skrajnem primeru prekinitev poslovnega odnosa. Pri določanju takih pravnih sredstev lahko sodelujejo prijavitelji, prizadete osebe ali uradne zagovorniške skupine.
12. Zaščita pred prikrajšanostjo ali kaznijo
Takko se zavezuje k zaupnosti in zaščiti prijaviteljev. V interesu družbe Takko je ugotavljanje in odpravljanje pritožb, izvajanje ustreznih ukrepov ter s tem preprečevanje dolgoročnih tveganj in kršitev človekovih pravic in okoljskih standardov.
Kot prijavitelja vas ščitimo pred diskriminacijo ali kaznovanjem zaradi pritožbe. Kot prijavitelju se vam ni treba bati nobenih negativnih ukrepov, če ste prijavo podali v dobri veri ter po svoji najboljši vednosti in prepričan.
Takko zagotavlja zaščito anonimnosti prijaviteljev v celotnem postopku obravnave pritožbe, če prijavitelj zahteva anonimnost. Takko ne sprejema nobenih ukrepov za identifikacijo prijavitelja.
Takko se zanaša na te informacije, saj lahko le tako celovito prepreči in odpravi kršitve človekovih pravic in obveznosti skrbnega ravnanja z okoljem ter kršitve skladnosti v zgodnji fazi. V primeru zlorabe pritožbenega sistema si Takko pridržuje pravico do pravnih ali disciplinskih ukrepov proti prijaviteljem. Sistem pritožb je zato treba uporabljati le vestno in odgovorno.
13. Zaščita tretjih oseb
Če so informacije zajete pri tretjih osebah, ki so povezane z žvižgačem in bi lahko utrpele morebitne povračilne ukrepe v poklicnem kontekstu, zaščitimo tudi te tretje osebe. Identiteto tretjih oseb varujemo v okviru zakonskih zahtev.
14. Varstvo podatkov
Takko izvaja sistem za pritožbe in prijavljanje nepravilnosti, ki je skladen z ustreznimi predpisi o varstvu podatkov.
15. Preverjanje in izboljšave
Takko redno in priložnostno pregleduje sistem pritožb za morebitne izboljšave.
Stanje: 1. 1. 2023
[1] Takko Fashion GmbH ter vse povezane družbe v smislu člena 15 in naslednjih zakona o delniških družbah (AktG)