Procedura de reclamație în sistemul de reclamații și avertizori

1.     Introducere

Fiind o companie globală[1] avem obligația și rolul de a acționa responsabil și conform legii. O parte esențială a sistemului de management al conformității de la Takko este sistemul de reclamații și avertizori. Prin aceste canale de raportare, aveți garanția că raportul dumneavoastră este comunicat departamentului responsabil de la Takko. 

2.     Terminologie

Termenul de lanț de aprovizionare se referă la toate produsele și serviciile Grupului Takko, în sensul Legii privind diligența necesară pentru lanțul de aprovizionare (LkSG). Acesta include toți pașii efectuați în țară și în străinătate, necesari pentru fabricarea produselor și furnizarea serviciului, de la obținerea materiilor prime până la livrarea către clientul final și înregistrează acțiunile unei companii vizate din grupul Takko în domeniul său de activitate, acțiunile unui furnizor direct și acțiunile unui furnizor indirect.

Conceptul de domeniu de activitate cuprinde fiecare activitate a companiei pentru atingerea scopului companiei. Prin aceasta se înțelege fiecare activitate de producție și utilizare a produselor și furnizarea de servicii, indiferent dacă se desfășoară într-o locație din țară sau din străinătate. În societățile afiliate, domeniul propriu de activitate al societății-mamă include o societate aparținând grupului dacă societatea-mamă exercită o influență decisivă asupra societății aparținând grupului.

Termenul furnizor direct se referă la cineva partenerii contractuali necesari pentru livrarea de bunuri sau prestarea de servicii, ale căror livrări sunt necesare pentru fabricarea produsului Grupului Takko sau pentru prestarea și utilizarea serviciului în cauză.

Se consideră furnizor indirect orice companie care nu este furnizor direct și ale cărei livrări sunt necesare pentru fabricarea produsului unei companii vizate din cadrul Grupului Takko sau pentru prestarea și utilizarea serviciului în cauză.

3.        Cine poate fi avertizor?

Puteți utiliza sistemul de reclamații în calitate de angajat Takko sau ca persoană externă dacă sunteți potențial afectat de încălcări ale drepturilor omului și ale mediului în domeniul propriu de activitate al unei companii din Grupul Takko afectate sau în lanțul de aprovizionare direct sau indirect al unei societăți vizate din cadrul Grupului Takko. 

Avertizorii pot fi următoarele persoane:

•      Angajații (cum ar fi angajații și lucrătorii temporari)

•      Parteneri de afaceri (cum ar fi furnizori, prestatori de servicii și colaboratori)  Furnizori indirecți

•      Clienți

•      Terți (de exemplu, lucrători flotanți, grupuri indigene, lucrători sezonieri)

4.        Ce puteți raporta?

Dacă identificați un risc de conformitate sau o încălcare a conformității, vă oferim posibilitatea de a ne contacta prin intermediul sistemului de reclamații și de avertizare și de a ne aduce la cunoștință aceste informații. Puteți trimite rapoarte privind următoarele riscuri de conformitate sau încălcări ale conformității:

•      Actele și omisiunile ilegale care se sancționează cu pedeapsă sau amendă

(infracțiuni sau contravenții);

•      riscuri legate de drepturile omului și mediu și încălcări ale drepturilor omului sau a obligațiilor de mediu;

•      Încălcări ale directivelor interne ale companiei.

În cazul în care utilizați sistemul de reclamații și avertizare și depuneți un raport, comunicați cu angajații responsabili cu conformitatea și cu ofițerul de conformitate. 

Dacă raportul dumneavoastră se referă la un risc față de drepturile omului și mediu sau o încălcare a drepturilor omului și a obligațiilor de mediu, va fi consultat responsabilul intern pentru drepturile omului al companiei. 

Canalul de raportare contribuie direct la clarificarea faptelor și soluționarea inconvenientelor. Prin urmare, sunt interzise acuzațiile false și informațiile false cu bună știință.

5.     Riscuri și încălcări în domeniul drepturilor omului și al dreptului mediului

Puteți depune raportări referitoare la riscuri legate de drepturile omului și de mediu și încălcări ale drepturilor omului sau a obligațiilor de mediu. Următoarele riscuri și încălcări în domeniul drepturilor omului:

•      munca prestată de copii; exploatarea copiilor,

•      muncă forțată și sclavie,

•      discriminarea la locul de muncă, hărțuirea sexuală, violența,

•      nerespectarea libertății de asociere,

•      refuzarea unui salariu (minim) adecvat condițiilor locale,

•      program de lucru excesiv,

•      încălcări ale normelor locale de sănătate și siguranță în muncă, asociate cu pericol de accidente și riscuri pentru sănătate legate de muncă,

•      lipsa unui mediu de lucru sigur și sănătos,

•      relații de muncă valabile juridic; fără locuri de muncă precare,

•      cauzarea unor modificări nocive ale solului, poluarea apei și a aerului, emisii de zgomot nocive și consum excesiv de apă,

•      evacuare forțată ilegală; confiscarea pământului, pădurilor, apelor, a căror utilizare asigură traiul unei persoane,

•      Numirea sau folosirea agenților de securitate publici și privați, dacă din cauza lipsei de pregătire sau control din partea companiei la utilizarea agenților de pază

§ este ignorată interzicerea torturii și a tratamentelor crude, inumane, §    sunt periclitate viața sau integritatea socială sau

§ sunt afectate libertatea de asociere și de coaliție.

Următoarele riscuri și încălcări în domeniul drepturilor de mediu:

•      fabricarea de produse infuzate cu mercur, utilizarea mercurului și a compușilor de mercur în procesele de fabricație și tratarea deșeurilor de mercur,

•      fabricarea și utilizarea de substanțe chimice persistente,

•      Manipularea, colectarea, depozitarea și eliminarea incorectă din punct de vedere ecologic a deșeurilor și exportul/importul deșeurilor periculoase.

6.     Canale de raportare și persoane de contact

În vederea raportării, Takko pune la dispoziția avertizorilor diverse canale de raportare. Angajații Takko dar și terții externi pot contacta în orice moment ofițerul de conformitate, după cum urmează (chiar și anonim): 

•       Prin e-mail: compliance@takko.de



Online: 

https://www.takko.com/ro-ro/compliance.html



Prin poștă: 

Personal / confidențial

Takko Fashion GmbH

Compliance Officer

Alfred-Krupp-Straße 21

48291 Telgte Germania

•       Prin telefon: +49 2504 923 100

În calitate de avertizori, angajații Takko pot contacta în orice moment următoarele persoane:

•       organele de conducere,

•       persoane de încredere din cadrul firmei,

•       angajații responsabili cu conformitatea,   ofițerul de conformitate (Compliance Officer).

7. Canal de raportare extern

Raportările către Fair Wear Foundation pot fi repuse la un responsabil local cu reclamațiile Fair Wear. Raportările pot fi depuse în scris sau verbal precum și prin e-mail la complaints@fairwear.org sau goemans@fairwear.org.

8.     Raportările pot fi depuse anonim și public

Platforma online garantează anonimitatea avertizorului și astfel depunerea anonimă a raportării. Dumneavoastră decideți dacă doriți să vă dezvăluiți datele de contact sau numele. În măsura în care depuneți raportul anonim, Takko vă garantează contactarea și comunicarea anonimă.

Takko va folosi acest canal de raportare pentru a clarifica eventualele întrebări legate de procesarea cazului cu avertizorul precum și pentru a obține informații suplimentare. 

9.     Procedura de reclamație

Sistemul de reclamații și avertizare este un canal de comunicare important pentru Takko, prin care avertizorii pot depune raportări. Considerăm raportările ca o șansă de îmbunătățire. De aceea, tratăm orice raportare cu maximă atenție, derivăm măsuri corespunzătoare și clarificăm ilegalitățile.

Canalul de raportare digital permite depunerea raportului în limba dumneavoastră maternă. Puteți depune raportarea pe cale digitală, sub formă de text. Răspunzând la întrebările selectate în avans, ne descrieți starea de fapt. Vă rugăm să descrieți detaliat inconvenientul constatat. 

După depunerea reclamației, angajatul responsabil cu conformitatea va fi informat despre primirea reclamației. Takko va confirma avertizorului primirea reclamației în interval de cinci zile lucrătoare.

Avertizorul primește date de acces, care servesc drept cod de acces la sistemul de reclamații. Prin aceasta, avertizorul are în orice moment posibilitatea de a se informa asupra stadiului și progresului în procesul de soluționare a reclamației. 

Reclamațiile primite sunt verificate de către angajatul responsabil cu conformitatea în ceea ce privește plauzibilitatea. Angajatul responsabil cu conformitatea verifică atent fiecare reclamație și lucrează independent și imparțial la clarificarea stării de fapt. 

Ancheta este întotdeauna confidențială și se limitează exclusiv la acele persoane care sunt necesare pentru clarificarea faptelor. Angajatul responsabil cu conformitatea poate avea conversații confidențiale cu angajații, prestatorii de servicii sau alte persoane care sunt utile pentru investigarea stării de fapt.

În cele din urmă, ofițerul de conformitate verifică rezultatul și decide dacă există un risc sau o încălcare a drepturilor omului și a obligațiilor de diligență în materie de mediu. Dacă se dovedește că există un risc sau o încălcare, Takko va lua măsurile de remediere corespunzătoare. 

Angajatul responsabil cu conformitatea va lucra cu dvs. pentru a elabora o propunere de remediere a situației. Măsurile de remediere convenite cu dumneavoastră vor fi implementate de companiile afectate ale Grupului Takko.

Takko informează avertizorul cu privire la rezultat și măsuri în cel mult trei luni de la primirea reclamației. Vă vom informa despre pașii și măsurile care au fost deja întreprinse și care sunt eventual planificate. Trebuie menționat că dezvăluim doar informații necritice din punct de vedere juridic și care nu pun în pericol investigațiile interne sau externe.

10. Procedura de reclamații externă

În colaborarea cu noi furnizori, Takko se asigură că parteneriatul în Fair Wear Foundation și cerințele rezultate de aici sunt clarificate în detaliu. Aceasta cuprinde și procesul de reclamații. Unitățile de producție contractate din fiecare țară trebuie să afișeze fișa informativă pentru angajați, referitoare la Fair Wear. Angajaților locali li se va garanta accesul la sistemul de reclamații.

Procesul de prelucrare a sistemului de reclamații al Fair Wear cuprinde următorii pași:

1. Primirea reclamației

2. Investigație

3. Remediere

4. Verificare

5. Finalizarea unei reclamații: Soluționată sau închisă.

După primirea unei reclamații, referentul responsabil cu reclamațiile verifică admisibilitatea acesteia. O reclamație poate fi admisă dacă se depune la una dintre unitățile de producție ale mărcilor membre și dacă se raportează la unul dintre cele opt standarde de muncă ale Fair Wear.

Admisibilitatea se decide în timpul verificării reclamației. Aceasta înseamnă că reclamația este introdusă în sistem iar Takko primește o notificare asupra faptului că la una dintre unitățile de producție a fost depusă o reclamație. În acest caz, Takko este obligată să informeze partea reclamată, de regulă conducerea fabricii, și să solicite un răspuns. 

Takko informează Fair Wear în legătură cu reacția părții reclamate. Dacă partea reclamată nu se declară de acord cu acuzațiile aduse, Fear Wear va elabora un plan de investigații. Dacă este de acord însă cu pretențiile reclamantului, reclamația poate trece direct în faza de remediere.

În timpul investigației se decide dacă reclamația este justificată sau nu, sau dacă este neconcludentă. Prin aceasta se stabilește care vor fi pașii următori de remediere.

Dacă se dovedește că o reclamație este justificată, Takko împreună cu unitățile de producție vor implementa măsurile de soluționare. Takko este responsabilă pentru implementarea planului de remediere.

Fair Wear va verifica dacă măsurile de soluționare au fost implementate și dacă au rezolvat problema existentă. De asemenea, Fair Wear va solicita reclamantului să evalueze după propria opinie desfășurarea procesului și îl va întreba dacă este mulțumit de rezultat.

În cele din urmă reclamația va fi închisă oficial iar statutul se va schimba în „încheiat” sau „soluționat”.

Pe durata procesului de prelucrare a reclamației vom publica periodic pe site-ul nostru web actualizări referitoare la procesul de reclamații. Prin aceasta asigurăm transparența față de mandatarii noștri.

11. Măsuri de remediere

Angajatul responsabil cu conformitatea va lucra împreună cu avertizorul la o propunere de remediere a situației. Scopul măsurilor de remediere este de a împiedica sau de a pune capăt respectivei încălcări sau respectivului inconvenient. Dacă nu este posibil, măcar se va încerca reducerea la minimum a acestora. Măsurile de remediere se vor lua în calcul în special la constatarea unei încălcări deja existente sau iminente a obligațiilor referitoare la drepturile omului și drepturile de mediu.

Acestea includ, de exemplu, crearea și implementarea unui concept cu termen fix pentru soluționarea inconvenientelor, aplicarea inițiativelor din industrie sau a standardelor industriei, suspendarea temporară sau, în ultimă instanță, încetarea unei relații de afaceri. Avertizorii, persoanele vizate sau grupurile oficiale de interese pot fi implicate în stabilirea unor astfel de măsuri de remediere.

12.   Protecția împotriva discriminărilor sau sancțiunilor 

Takko se angajează să respecte confidențialitatea și protecția avertizorilor. Este în interesul Takko să descopere și să remedieze inconvenientele, să implementeze măsuri adecvate și, prin urmare, să prevină pe termen lung riscurile și încălcările drepturilor omului și ale reglementărilor de mediu.

În calitate de avertizor, beneficiați de protecție față de discriminări sau pedepse ca urmare a unei plângeri. În calitate de avertizor, nu trebuie să vă temeți de nicio măsură dezavantajoasă dacă ați transmis raportul cu bună-credință și din cunoștințele dumneavoastră oneste.

Takko garantează protecția anonimatului avertizorilor pe toată durata procesării unei reclamații, cu condiția ca avertizorul să solicite anonimatul.

 Takko nu ia nicio măsură pentru a identifica identitatea avertizorului.

Takko se bazează pe aceste informații, deoarece aceasta este singura modalitate prin care Takko poate contracara și remedia încălcările drepturilor omului și a diligenței de mediu precum și încălcările conformității într-un stadiu incipient. 

În cazul utilizării abuzive a sistemului de reclamații, Takko își rezervă dreptul de a lua măsuri legale sau disciplinare împotriva avertizorilor. Prin urmare, sistemul de plângeri ar trebui utilizat numai în mod conștiincios și responsabil.

13.   Protecția terților

În măsura în care avertizările se referă la terți aflați în legătură cu avertizorii și aceștia ar putea suferi eventuale represalii în contextul profesional, oferim de asemenea protecție și pentru aceste persoane terțe. Identitatea terților este protejată în măsura normelor legale.

14.   Protecția datelor

Takko implementează un sistem de reclamații și avertizări care conține normele actuale referitoare la protecția datelor.

15.   Verificare și îmbunătățire

Takko verifică sistemul de reclamații periodic dar și ocazional, în vederea identificării unor posibile îmbunătățiri.

Stadiu: 01.01.2023

[1] Takko Fashion GmbH precum și toate societățile afiliate în sensul §§ 15 și urm. din Legea acțiunilor

(AktG)