Procedura rozpatrywania skarg do systemu składania skarg oraz sygnalizowania naruszeń
1. Wstęp
Naszym obowiązkiem i elementem samoświadomości jako przedsiębiorstwa działającego na całym świecie[1] jest odpowiedzialne i zgodne z prawem postępowanie. Istotnym elementem systemu zarządzania zgodnością w Takko (Compliance Management System) jest system składania skarg oraz sygnalizowania naruszeń. Te kanały zgłoszeń umożliwiają przekazywanie zgłoszeń do właściwych organów w Takko.
2. Definicje
Pojęcie łańcucha dostaw w rozumieniu ustawy o dochowaniu należytej staranności w łańcuchu dostaw (niem. LkSG) odnosi się do wszystkich produktów i usług grupy Takko. Obejmuje wszystkie etapy w kraju i za granicą, które są niezbędne do produkcji produktów oraz do realizacji usług, poczynając od pozyskiwania surowców po dostawę do klientów końcowych i obejmuje działanie danej spółki grupy Takko we własnym obszarze działalności, działanie bezpośredniego dostawcy oraz działanie pośredniego dostawcy.
Pojęcie własnego obszaru działalności obejmuje każdą działalność przedsiębiorstwa, wykonywaną w ramach realizacji celu przedsiębiorstwa. Obejmuje to każdą działalność podejmowaną w celu wyprodukowania i wykorzystania produktów oraz realizacji usług, niezależnie od tego, czy jest ona wykonywana w siedzibie w kraju czy za granicą. W przedsiębiorstwach powiązanych spółka należąca do koncernu zaliczana jest do własnego obszaru działalności spółki dominującej, jeśli spółka dominująca ma decydujący wpływ na spółkę należącą do koncernu.
Pojęcie bezpośredniego dostawcy oznacza kogoś, kto jako strona umowy realizuje dostawy towarów lub świadczy usługi, które są niezbędne do produkcji produktów grupy Takko lub do realizacji i korzystania z określonych usług.
Dostawcą pośrednim jest każde przedsiębiorstwo, które nie jest dostawcą bezpośrednim, i którego dostawy są niezbędne do produkcji produktów odnośnej spółki z grupy Takko lub do realizacji i korzystania z określonych usług.
3. Kto może być sygnalistą?
Z systemu składania skarg można korzystać jako pracownik Takko lub jako osoba z zewnątrz, jeśli natrafią Państwo na potencjalne naruszania praw człowieka i ochrony środowiska we własnym obszarze działalności odnośnej spółki z grupy Takko lub bezpośredniego albo pośredniego łańcucha dostaw odnośnej spółki z grupy Takko.
Sygnalistami mogą być następujące osoby:
• osoby zatrudnione (na przykład pracownicy i pracownicy tymczasowi)
• partnerzy biznesowi (na przykład dostawcy, usługodawcy i partnerzy kooperacyjni)
• pośredni dostawcy
• klienci
• osoby trzecie (na przykład pracownicy sezonowi, grupy autochtoniczne)
4. Co można zgłaszać?
W razie wykrycia ryzyka compliance lub naruszenia compliance oferujemy możliwość skontaktowania się z nami i poinformowania nas o tym za pośrednictwem systemu składania skarg oraz sygnalizowania naruszeń. Można przekazywać zgłoszenia dotyczące następujących ryzyk compliance oraz naruszeń compliance:
• niezgodne z prawem działania lub zaniechania, za które grozi kara lub grzywna (czyny karalne lub wykroczenia);
• ryzyka związane z prawami człowieka oraz ochroną środowiska, a także naruszenia praw człowieka oraz obowiązków z zakresu ochrony środowiska; naruszenia wewnętrznych wytycznych przedsiębiorstwa.
Dokonując zgłoszenia poprzez system składania skarg oraz sygnalizowania naruszeń komunikują się Państwo z właściwymi pracownikami ds. compliance oraz z pełnomocnikiem ds. compliance.
Jeśli Państwa zgłoszenie odnosi się do ryzyka związanego z prawami człowieka oraz ochroną środowiska, lub też naruszenia praw człowieka oraz obowiązków z zakresu ochrony środowiska, skontaktuje się z Państwem wewnętrzny pełnomocnik ds. ochrony praw człowieka.
Kanał zgłoszeń przyczynia się bezpośrednio do wyjaśnienia stanu faktycznego oraz rozwiązania nieprawidłowości. Dlatego zabronione jest składanie fałszywych oskarżeń oraz świadome przekazywanie fałszywych informacji.
5. Ryzyka oraz naruszenia w zakresie praw człowieka i ochrony środowiska
Można zgłaszać ryzyka związane z prawami człowieka oraz ochroną środowiska, a także naruszenia praw człowieka oraz obowiązków z zakresu ochrony środowiska. Następujące ryzyka oraz naruszenia w zakresie praw człowieka:
• praca dzieci, wyzysk dzieci,
• praca przymusowa i niewolnictwo,
• dyskryminacja w miejscu pracy, molestowanie seksualne, przemoc,
• nieprzestrzeganie prawa koalicji,
• pozbawienie lokalnej godziwej płacy minimalnej,
• zbyt długi czas pracy,
• lokalne naruszenia zasad BHP z zagrożeniami dla zdrowia związanymi z wypadkami lub pracą,
• brak bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy,
• prawnie wiążący stosunek pracy, brak niepewnego zatrudnienia,
• powodowanie szkodliwych zmian w glebie, zanieczyszczenia wód oraz powietrza, szkodliwe emisje hałasu oraz nadmierne zużycie wody,
• bezprawna eksmisja; odebranie ziemi, lasów, wód, których wykorzystywanie stanowi źródło utrzymania osoby,
• angażowanie lub wykorzystywanie prywatnych i publicznych sił bezpieczeństwa, o ile dotyczy braku pouczenia lub kontroli ze strony przedsiębiorstwa podczas zaangażowania sił bezpieczeństwa,
§ nieprzestrzeganie zakazu tortur i okrutnego, nieludzkiego lub poniżającego traktowania,
§ naruszenie życia lub zdrowia albo § wolności zrzeszania się i koalicji.
Następujące ryzyka oraz naruszenia w zakresie praw ochrony środowiska:
• produkowanie produktów zanieczyszczonych rtęcią, wykorzystywanie rtęci oraz związków rtęci w procesach produkcji oraz obchodzenie się z odpadami rtęciowymi,
• produkowanie i wykorzystywanie trwałych substancji chemicznych,
• nieprzyjazne dla środowiska stosowanie, gromadzenie, magazynowanie i utylizowanie odpadów, a także eksport i import odpadów niebezpiecznych.
6. Kanały zgłoszeń i osoby kontaktowe
Takko oferuje sygnalistom różne kanały zgłoszeń. Zarówno osoby zatrudnione w Takko, jak i zewnętrzne osoby trzecie mogą w każdej chwili skontaktować się ze specjalistą ds.
compliance (także anonimowo):
• Pocztą elektroniczną: compliance@takko.de
Online:
https://www.takko.com/pl-pl/compliance.html
Pocztą tradycyjną:
Osobiste / poufne
Takko Fashion GmbH
Compliance Officer
Alfred-Krupp-Straße 21
48291 Telgte
Niemcy
Telefonicznie:
+49 2504 923 100
Sygnaliści będący pracownikami Takko mogą w każdej chwili zwracać się do następujących osób:
• kierownictwo,
• osoby zaufane w przedsiębiorstwie, pracownicy ds. compliance, specjalista ds. compliance.
7. Zewnętrzny kanał zgłoszeń
Zgłoszenia do Fair Wear Foundation można składać u miejscowego urzędnika ds. rozpatrywania skarg Fair Wear. Zgłoszeń można dokonywać w formie pisemnej lub ustnej, a także pocztą elektroniczną na adres complaints@fairwear.org lub goemans@fairwear.org.
8. Zgłoszeń można dokonywać anonimowo lub publicznie
Platforma internetowa zapewnia anonimowość sygnalisty, a tym samym umożliwia anonimowe dokonywanie zgłoszeń. Osoba zgłaszająca sama decyduje, czy podać dane kontaktowe oraz nazwisko. Jeśli dokonują Państwo zgłoszenia anonimowo, Takko gwarantuje anonimowe nawiązanie kontaktu oraz komunikację.
Takko wykorzysta ten kanał zgłoszeń, aby wyjaśnić z sygnalistą ewentualne pytania w celu rozpatrzenia sprawy, a także uzyskać dodatkowe informacje.
9. Procedura rozpatrywania skarg
System składania skarg oraz sygnalizowania naruszeń jest dla Takko ważnym kanałem komunikacyjnym, przez który sygnaliści mogą dokonywać zgłoszeń. Takie zgłoszenia uważamy za szansę na poprawę. Dlatego też każde zgłoszenie opracowujemy kompleksowo, wdrażamy odpowiednie środki i wyjaśniamy przypadki naruszenia prawa.
Cyfrowy kanał zgłoszeń umożliwia składanie zgłoszeń we własnym języku narodowym. Zgłoszenia można składać drogą cyfrową w formie pisemnej. Odpowiadając na przygotowane wcześniej pytania opisują nam Państwo stan faktyczny. Prosimy o udzielenie szczegółowych informacji na temat stwierdzonych nieprawidłowości.
Po wpłynięciu skargi właściwy pracownik ds. compliance jest informowany o tym, że skarga wpłynęła. Takko potwierdza sygnaliście otrzymanie skargi w ciągu pięciu dni roboczych.
Sygnalista otrzymuje dane dostępowe, które służą jako klucz dostępu do systemu składania skarg. W ten sposób sygnalista będzie miał możliwość w każdej chwili uzyskać informację o stanie oraz postępach w opracowaniu skargi.
Wpływające skargi są sprawdzane przez właściwych pracowników ds. compliance pod kątem wiarygodności. Pracownik ds. compliance starannie sprawdza każdą skargę i pracuje niezależnie oraz bez uprzedzeń nad wyjaśnieniem stanu faktycznego.
Analiza jest przeprowadzana z zachowaniem ścisłej poufności i ogranicza się wyłącznie do tych osób, które są niezbędne do wyjaśnienia stanu faktycznego. Pracownik ds. compliance może przeprowadzać poufne rozmowy z pracownikami, usługodawcami lub innymi osobami, które mogą pomóc w analizie stanu faktycznego.
Na zakończenie specjalista ds. compliance sprawdza wynik analizy i podejmuje decyzję, czy zachodzi ryzyko lub też naruszenie praw człowieka oraz obowiązków z zakresu ochrony środowiska. W przypadku stwierdzenia ryzyka lub naruszenia, Takko podejmuje odpowiednie środki zaradcze.
Odpowiedzialny pracownik ds. compliance wypracowuje w porozumieniu z Państwem propozycję, która ma służyć jako środek zaradczy. Uzgodnione z Państwem środki zaradcze będą wdrażane przez spółki z grupy Takko, których to dotyczy.
Takko informuje sygnalistę o wynikach oraz środkach najpóźniej po trzech miesiącach od wpływu skargi. Poinformujemy Państwa o krokach i działaniach, które zostały już podjęte lub są dopiero planowane. Należy mieć na względzie, że udzielamy wyłącznie informacji, które nie są krytyczne pod względem prawnym i nie zagrażają dochodzeniom wewnętrznym lub zewnętrznym.
10. Zewnętrzna procedura rozpatrywania skarg
W przypadku współpracy z nowymi dostawcami firma Takko upewnia się, że członkostwo w Fair Wear Foundation oraz wynikające z niego wymagania zostały szczegółowo wyjaśnione. Obejmuje to także proces rozpatrywania skarg. W miejscach produkcji angażowanych w danym kraju musi zostać wywieszona informacja dla pracowników dotycząca Fair Wear. Osobom zatrudnionym na miejscu zagwarantowany będzie dostęp do systemu składania skarg.
Proces opracowywania skarg w systemie składania skarg Fair Wear obejmuje następujące kroki:
1. Otrzymanie skargi
2. Dochodzenie
3. Uzdrowienie
4. Sprawdzenie
5. Zakończenie skargi: rozwiązana lub zamknięta.
Po wpłynięciu skargi referent ds. skarg sprawdza jej dopuszczalność. Skarga jest dopuszczalna, jeśli zostanie złożona w jednej z lokalizacji produkcji marek członkowskich oraz odnosi się do jednego z ośmiu standardów pracy Fair Wear.
Dopuszczalność jest sprawdzana podczas sprawdzania skargi. To oznacza, że skarga jest zgłaszana w systemie i Takko otrzymuje powiadomienie, że w jednej z lokalizacji produkcji została złożona skarga. Wówczas firma Takko jest zobowiązana do poinformowania obwinionej strony, zwykle jest to kierownictwo fabryki, oraz poproszenia o udzielenie odpowiedzi.
Takko przekazuje do Fair Wear reakcję obwinionej strony. Jeśli obwiniona strona nie zgadza się z zarzutami, Fair Wear opracowuje plan dochodzenia. Jeśli jednak strona potwierdzi roszczenia osoby składającej skargę, skarga może przejść od razu do fazy uzdrawiania.
W ramach dochodzenia ustala się, czy skarga jest uzasadniona czy nie, lub też czy wyciągnięcie wniosku nie jest możliwe. W ten sposób określa się, jaki będą wyglądały następne etapy uzdrowienia.
Jeśli okaże się, że skarga jest uzasadniona, firma Takko wdraża środki zaradcze wspólnie z lokalizacjami produkcji. Takko ponosi odpowiedzialność za realizację planu uzdrowienia.
Fair Wear sprawdzi, czy środki zaradcze faktycznie zostały wprowadzone oraz czy doprowadziły do rozwiązania istniejącego problemu. Ponadto Fair Wear poprosi osobę składającą skargę o opinię na temat przebiegu procesu oraz o informację, czy jest zadowolona z jego wyniku.
Następnie skarga zostanie oficjalnie zakończona i opatrzona statusem „zamknięta” lub „rozwiązana”.
Podczas procesu opracowania skargi na naszej stronie internetowej będą regularnie publikowane aktualizacje dotyczące tego procesu. Ma to na celu zagwarantowanie przejrzystości wobec naszych interesariuszy.
11. Środki zaradcze
Pracownik ds. compliance w kontakcie z sygnalistą opracowuje propozycję działań zaradczych. Celem środków zaradczych jest udaremnienie lub zakończenie wykroczenia lub naruszenia. Jeśli nie jest to możliwe, jego zakres powinien zostać przynajmniej zminimalizowany. Środki zaradcze są rozpatrywane przede wszystkim w przypadku stwierdzenia występującego lub nadchodzącego naruszenia obowiązków z zakresu praw człowieka lub ochrony środowiska.
Zalicza się do tego na przykład stworzenie i wdrożenie koncepcji z wyznaczonym terminem realizacji, dotyczącej usunięcia niedociągnięć, zastosowanie inicjatyw branżowych lub standardów branżowych, tymczasowe zawieszenie lub jako ostatni środek – zerwanie stosunków biznesowych. Sygnalista, osoby, których to dotyczy lub oficjalne grupy interesu mogą zostać włączone do ustalania takich środków zaradczych.
12. Ochrona przed dyskryminacją lub ukaraniem
Firma Takko zobowiązuje się do zachowania poufności oraz do ochrony sygnalistów. W interesie Takko leży ujawnianie i usuwanie nieprawidłowości oraz wdrażanie odpowiednich działań, a tym samym długofalowe zapobieganie ryzykom oraz naruszeniom praw człowieka oraz wytycznych z zakresu ochrony środowiska.
Chronimy Państwa jako sygnalistów przed dyskryminacją lub ukaraniem z powodu złożenia skargi. Jako sygnalista nie muszą Państwo obawiać się negatywnego traktowania, jeśli dokonali Państwo zgłoszenia w dobrej wierze i zgodnie z najlepszą wiedzą i przekonaniem.
Takko gwarantuje ochronę w celu zachowania anonimowości sygnalistów w ciągu całego procesu opracowania skargi, o ile sygnalista domaga się zachowania anonimowości. Takko nie podejmuje żadnych działań w celu identyfikacji sygnalisty.
Firma Takko zdaje się na te zgłoszenia, ponieważ tylko w ten sposób może kompleksowo i odpowiednio wcześnie przerywać naruszenia obowiązków należytej staranności w odniesieniu do praw człowieka i ochrony środowiska, a także naruszenia compliance lub przeciwdziałać im.
W przypadku nadużycia systemu składania skarg, Takko zastrzega sobie możliwość podjęcia kroków prawnych lub środków dyscyplinarnych wobec sygnalisty. W związku z tym system składania skarg powinien być wykorzystywany wyłącznie w sposób sumienny i odpowiedzialny.
13. Ochrona osób trzecich
W przypadku, gdy zgłoszenie obejmuje osoby trzecie związane z sygnalistą, które mogą doświadczać represaliów w kontekście zawodowym, zapewniamy ochronę także tych osób trzecich. Tożsamość osób trzecich chronimy w ramach wymogów prawnych.
14. Ochrona danych
Takko stosuje system składania skarg oraz sygnalizowania naruszeń, który spełnia odnośne wymogi w zakresie ochrony danych osobowych.
15. Sprawdzanie i ulepszanie
Takko regularnie oraz nierutynowo sprawdza system składania skarg pod kątem potencjalnych ulepszeń.
Stan na: 01.01.2023
[1] Takko Fashion GmbH oraz wszystkie powiązane przedsiębiorstwa w rozumieniu §§ 15 nn. AktG