Klachtenregeling over de klachten- en klokkenluiderssysteem
1. Inleiding
Als wereldwijd opererende onderneming[1] hebben wij de verplichting en het imago om verantwoordelijk en rechtmatig te handelen. Een essentieel onderdeel van het compliancemanagementsysteem van Takko is het klachten- en klokkenluiderssysteem. Via deze meldingskanalen kan uw melding worden doorgegeven aan het verantwoordelijke kantoor bij Takko.
2. Begripsbepalingen
Het begrip toeleveringsketen in de zin van de Duitse wet op de naleving van de toeleveringsketen (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz - LkSG) heeft betrekking op alle producten en diensten van het Takko-concern. Het omvat alle stappen in Duitsland en in het buitenland die nodig zijn voor de vervaardiging van de producten en de levering van de dienst, vanaf de winning van de grondstoffen tot aan de levering aan de eindklant en omvat de handelingen van een betrokken onderneming van het Takko-groep in zijn eigen bedrijfssector, de handelingen van een directe leverancier en de handelingen van een indirecte leverancier.
De term "eigen bedrijfssector" omvat elke activiteit van het bedrijf om het doel van het bedrijf te bereiken. Dit omvat elke activiteit voor de vervaardiging en exploitatie van producten en voor de levering van diensten, ongeacht of deze wordt uitgevoerd op een locatie in Duitsland of in het buitenland. In gelieerde ondernemingen omvatten de eigen bedrijfsactiviteiten van de moedermaatschappij een groepsmaatschappij als de moedermaatschappij een bepalende invloed uitoefent op de groepsmaatschappij.
Onder directe leverancier wordt iemand verstaan die contractpartner is voor de levering van goederen of het verrichten van diensten en wiens leveringen voor de vervaardiging van het product van het Takko-groep of voor het verrichten van diensten worden gebruikt.
Een indirecte leverancier is elk bedrijf dat geen directe leverancier is en waarvan de leveringen noodzakelijk zijn voor de vervaardiging van het product van een betrokken Takkogroep of voor de levering en het gebruik van de betrokken dienst.
3. Wie kan een klokkenluider zijn?
U kunt gebruik maken van het klachtensysteem als werknemer van Takko of als externe persoon als u mogelijk wordt getroffen door schendingen van mensenrechten en milieu in uw eigen bedrijfssector van een betrokken Takko-groep of in de directe of indirecte toeleveringsketen van een betrokken Takko-groep.
Klokkenluiders kunnen de volgende personen zijn:
• Werknemers (bijv. personeel en uitzendkrachten)
• Zakelijke partners (zoals leveranciers, dienstverleners en samenwerkingspartners) Indirecte leveranciers
• Klanten
• Derden (bijv. arbeidsmigranten, inheemse groepen, seizoensarbeiders)
4. Wat kunt u melden?
Als u een compliance-risico of een compliance-overtreding vaststelt, bieden we u de mogelijkheid om contact met ons op te nemen via het klachten- en klokkenluiderssysteem en dit aan ons te melden. U kunt rapporten indienen over de volgende compliance-risico's of compliance-overtredingen:
• Onrechtmatig handelen en nalaten waarop een boete of straf staat (strafbare feiten of overtredingen);
• Mensenrechten- en milieurisico's en schendingen van mensenrechten en milieuverplichtingen;
• Schendingen van interne bedrijfsrichtlijnen;
Als u gebruik maakt van het klachten- en klokkenluidersysteem en een melding indient, communiceert u met de verantwoordelijke compliance-medewerkers en de compliancefunctionaris.
Als uw melding betrekking heeft op een mensenrechten- en milieugerelateerd risico of op een schending van mensenrechten- en milieugerelateerde verplichtingen, wordt de interne mensenrechtenfunctionaris van het bedrijf geraadpleegd.
Het meldingskanaal draagt direct bij aan het ophelderen van feiten en het oplossen van misstanden. Daarom zijn valse beschuldigingen en bewust valse informatie verboden. 5. Risico's en schendingen op het gebied van mensenrechten en milieurechten
Ze kunnen rapporten indienen over mensenrechten- en milieugerelateerde risico's en schendingen van mensenrechten- en milieugerelateerde verplichtingen. De volgende risico's en schendingen op het gebied van mensenrechten:
• Kinderarbeid; uitbuiting van kinderen,
• dwangarbeid en slavernij,
• discriminatie op de werkplek, seksuele intimidatie, geweld,
• veronachtzaming van de vrijheid van vereniging,
• het onthouden van een adequaat lokaal (minimum)loon,
• buitensporige werktijden,
• Lokale gezondheids- en veiligheidsovertredingen met ongevallen en werkgerelateerde gezondheidsrisico's,
• Geen veilige en gezonde werkomgeving,
• Wettelijk bindende arbeidsrelatie; Geen onzekere werkgelegenheid,
• Veroorzaken van schadelijke bodemverandering, Water- en luchtvervuiling, Schadelijke geluidsemissie en Overmatig waterverbruik,
• Onrechtmatige uitzetting; Onteigening van land, bossen, water, waarvan het gebruik iemands levensonderhoud verzekert,
• Het inhuren of gebruiken van particuliere en openbare veiligheidsmensen, als gevolg van een gebrek aan instructie of controle door het bedrijf bij het gebruik van de veiligheidsmensen.
§ het verbod op foltering en wrede, onmenselijke of onterende behandeling wordt genegeerd,
§ het leven of de ledematen worden geschonden, of
§ de vrijheid van vereniging en het recht om zich te organiseren worden geschonden.
De volgende risico's en schendingen op het gebied van milieurechten:
• Vervaardiging van kwikhoudende producten, gebruik van kwik en kwikverbindingen in productieprocessen en behandeling van kwikafval,
• Productie en gebruik van persistente chemicaliën,
• Niet-milieuvriendelijke behandeling, inzameling, opslag en verwijdering van afval, en export en import van gevaarlijk afval.
6. Meldingskanalen en contacten
Voor het indienen van meldingen biedt Takko klokkenluiders verschillende meldingskanalen. Zowel Takko-medewerkers als externe derden kunnen te allen tijde als volgt (ook anoniem) contact opnemen met de compliance-functionaris:
• Per E-mail: compliance@takko.de
Online:
https://www.takko.com/nl-nl/compliance.html
Per brief:
Persoonlijk / vertrouwelijk
Takko Fashion GmbH
Compliance Officer
Alfred-Krupp-Straße 21
48291 Telgte Duitsland
• Per telefoon: +49 2504 923100
Klokkenluiders die medewerker zijn van Takko kunnen te allen tijde contact opnemen met de volgende personen:
• Leidinggevenden,
• Bedrijfsinterne vertrouwenspersonen, Compliance-medewerkers, Compliance-officer.
7. Extern meldingskanaal
Meldingen aan de Fair Wear Foundation kunnen worden ingediend bij een plaatselijke Fair Wear-klachtenfunctionaris. Meldingen kunnen schriftelijk of mondeling worden ingediend, maar ook per e-mail via complaints@fairwear.org of goemans@fairwear.org .
8. Meldingen kunnen anoniem en openbaar worden gedaan
Het online-platform garandeert de anonimiteit van de klokkenluider en dus ook de anonieme indiening van uw melding. U beslist zelf of u uw contactgegevens en naam wilt opgeven. Als u anoniem meldingen indient, garandeert Takko anoniem contact en communicatie.
Takko zal dit meldingskanaal gebruiken om met de klokkenluider eventuele vragen voor de afhandeling van de zaak te verduidelijken en om nadere informatie te verkrijgen.
9. Klachtenprocedure
Het klachten- en klokkenluiderssysteem is een essentieel communicatiekanaal voor Takko waarlangs klokkenluiders meldingen kunnen indienen. Wij zien meldingen als een kans voor verbetering. Daarom behandelen we elke melding uitvoerig, initiëren we passende maatregelen en maken we schendingen van de wet duidelijk.
Via het digitale meldkanaal kunt u uw melding in uw eigen taal indienen. Via het digitale meldkanaal kunt u uw melding in tekstvorm indienen. Door de vooraf geselecteerde vragen te beantwoorden, beschrijft u de feiten van de zaak aan ons. Wij vragen om gedetailleerde informatie over de klacht die u hebt vastgesteld.
Na ontvangst van de klacht wordt de verantwoordelijke compliance-medewerker op de hoogte gesteld van de ontvangst van de klacht. Takko bevestigt de ontvangst van de klacht binnen vijf werkdagen aan de klokkenluider.
De klokkenluider ontvangt toegangsgegevens die dienen als een toegangssleutel tot het klachtensysteem. Dit moet de klokkenluider in staat stellen om op elk gewenst moment informatie te verkrijgen over de verwerkingsstatus en de voortgang van de klacht.
Binnenkomende klachten worden gecontroleerd op plausibiliteit door de verantwoordelijke compliance-medewerker. De compliance-medewerker onderzoekt elke klacht zorgvuldig en werkt onafhankelijk en onpartijdig om de feiten op te helderen.
Het onderzoek wordt altijd vertrouwelijk uitgevoerd en beperkt zich uitsluitend tot die personen die nodig zijn om de feiten op te helderen. De compliance-medewerker kan vertrouwelijke gesprekken voeren met werknemers, dienstverleners of andere personen die nuttig zijn voor het onderzoek naar de feiten.
Ten slotte beoordeelt de compliance-officer de bevindingen en beslist hij of er sprake is van een risico of een schending van de due diligence-verplichtingen inzake mensenrechten en milieu. Als er een risico of een schending is, neemt Takko passende corrigerende maatregelen.
De verantwoordelijke compliance-medewerker zal samen met u een voorstel uitwerken om de situatie te verhelpen. De met u overeengekomen corrigerende maatregelen worden door de betreffende bedrijven van de Takko-groep uitgevoerd.
Takko zal de klokkenluider uiterlijk drie maanden na ontvangst van de klacht informeren over het resultaat en de genomen maatregelen. Wij zullen u informeren over de stappen en maatregelen die al zijn genomen en, indien van toepassing, nog gepland zijn. Opgemerkt dient te worden dat we alleen informatie vrijgeven die juridisch niet kritisch is in dit opzicht en die het interne of externe onderzoek niet in gevaar brengt.
10. Externe klachtenprocedure
Bij de samenwerking met nieuwe leveranciers zorgt Takko ervoor dat het lidmaatschap van de Fair Wear Foundation en de daaruit voortvloeiende eisen gedetailleerd worden uitgelegd. Hieronder valt ook de klachtenprocedure. De in het betreffende land gecontracteerde productielocaties moeten het informatieblad over Fair Wear-werknemers weergeven. Lokale werknemers hebben gegarandeerd toegang tot het klachtensysteem.
Het afhandelingsproces van het Fair Wear-klachtensysteem omvat de volgende stappen:
1. Ontvangst van een klacht
2. Onderzoek
3. Sanering
4. Controle
5. Afsluiting van een klacht: Opgelost of Afgesloten.
Zodra een klacht is ontvangen, wordt de ontvankelijkheid ervan beoordeeld door de klachtenfunctionaris. Een klacht is ontvankelijk als ze plaatsvindt in een van de productielocaties van de aangesloten merken en betrekking heeft op een van de acht arbeidsnormen van Fair Wear.
Over de ontvankelijkheid wordt beslist tijdens het onderzoek van de klacht. Dit betekent dat de klacht in het systeem wordt ingevoerd en Takko een melding ontvangt dat er een klacht is ingediend bij een van zijn productielocaties. Takko is dan verplicht de aangeklaagde partij, meestal de fabrieksleiding, op de hoogte te stellen en om een reactie te vragen.
Takko stelt Fair Wear op de hoogte van de reactie van de aangeklaagde partij. Als de aangeklaagde partij het niet eens is met de beweringen, zal Fair Wear een onderzoeksplan opstellen. Als ze het echter eens zijn met de beweringen van de klager, kan de klacht rechtstreeks naar de herstelfase gaan.
Het onderzoek zal beslissen of de klacht al dan niet gegrond is, of dat er geen conclusie kan worden getrokken. Dit zal bepalen wat de volgende herstelstappen zullen zijn.
Als een klacht gegrond wordt bevonden, zal Takko met zijn productielocaties samenwerken om de corrigerende maatregelen uit te voeren. Takko is verantwoordelijk voor de uitvoering van het saneringsplan.
Fair Wear zal controleren of de corrigerende maatregelen daadwerkelijk zijn uitgevoerd en of ze het probleem hebben opgelost. Fair Wear zal de klager ook vragen om te evalueren hoe het proces volgens hem is verlopen en of hij tevreden is met het resultaat.
Ten slotte wordt de klacht officieel gesloten en wordt de status gemarkeerd als “gesloten” of “opgelost”.
Tijdens het klachtenafhandelingsproces zullen we regelmatig updates over het klachtenprocedure op onze website plaatsen. Dit om transparantie naar onze belanghebbenden te garanderen.
11. Corrigerende maatregelen
De compliance-medewerker werkt samen met de klokkenluider aan een voorstel voor herstelmaatregelen. Het doel van corrigerende maatregelen is om de overtreding of schending te voorkomen of te beëindigen. Als dit niet mogelijk is, moet de omvang op zijn minst geminimaliseerd worden. Corrigerende maatregelen kunnen met name worden overwogen als een schending van mensenrechten of milieuverplichtingen heeft plaatsgevonden of dreigt plaats te vinden.
Deze omvatten bijvoorbeeld het opstellen en implementeren van een geplande aanpak om de klacht op te lossen, de toepassing van branche-initiatieven of branchenormen, tijdelijke schorsing of, als laatste redmiddel, beëindiging van een zakelijke relatie. Klokkenluiders, betrokken personen of officiële belangengroepen kunnen betrokken worden bij het bepalen van dergelijke oplossingen.
12. Bescherming tegen benadeling of bestraffing
Takko verplicht zich tot geheimhouding en bescherming van klokkenluiders. Het is in het belang van Takko om misstanden aan het licht te brengen en te verhelpen, passende maatregelen te implementeren en daarmee risico's op lange termijn en schendingen van mensenrechten en milieuvoorschriften te voorkomen.
Als klokkenluider beschermen wij u tegen discriminatie of straf als gevolg van het indienen van een klacht. Als klokkenluider hoeft u niet bang te zijn voor negatieve maatregelen zolang u uw melding te goeder trouw en naar eer en geweten hebt gedaan.
Takko zal de anonimiteit van klokkenluiders gedurende het gehele klachtenafhandelingsproces beschermen indien de klokkenluider om anonimiteit verzoekt. Takko onderneemt geen stappen om de identiteit van de klokkenluider te achterhalen.
Takko vertrouwt op deze tips omdat Takko alleen op deze manier schendingen van due diligence-verplichtingen op het gebied van mensenrechten en milieu en schendingen van de compliance in een vroeg stadium uitgebreid kan tegengaan en verhelpen.
Takko behoudt zich het recht voor om juridische stappen te ondernemen of disciplinaire maatregelen te nemen tegen klokkenluiders in geval van misbruik van het klachtensysteem. Het klachtensysteem mag daarom alleen gewetensvol en verantwoordelijk worden gebruikt.
13. Bescherming van derden
Als de informatie betrekking heeft op derden die verbonden zijn met de klokkenluider en die mogelijk represailles zouden kunnen ondervinden in een professionele context, beschermen we ook deze derden. We beschermen de identiteit van derden voor zover dit wettelijk verplicht is.
14. Gegevensbescherming
Takko heeft een klachten- en klokkenluiderssysteem die voldoet aan de relevante wetgeving inzake gegevensbescherming. 15. Beoordeling en verbetering
Takko beoordeelt de klachtenregeling regelmatig en op ad hoc basis op mogelijke verbeteringen.
Status: 1-1-2023
[1] Takko Fashion GmbH en alle verbonden ondernemingen in de zin van §§ 15 ff. AktG (Duitse wet op de aandelenvennootschappen)