Procedura di reclamo inerente al sistema di reclami (whistleblowing) per la gestione di segnalazione di condotte illecite
1. Introduzione
In qualità di azienda operante a livello globale[1], abbiamo l'obbligo e l'identità di agire in modo responsabile e legittimo. Una parte essenziale del sistema di gestione della compliance da parte di Takko è il sistema di reclami (whistleblowing). Questi canali di segnalazione consentono di comunicare la propria segnalazione all’organismo competente di Takko.
2. Definizioni
Il termine filiera di fornitura si riferisce a tutti i prodotti e servizi del Gruppo Takko ai sensi della Legge tedesca sulla due diligence dei fornitori (LkSG) che include tutte le fasi in patria e all'estero necessarie per la fabbricazione dei prodotti e la fornitura dei servizi, a partire dall'estrazione delle materie prime fino alla consegna al cliente finale, e che coinvolge l’operato di una società interessata del Gruppo Takko nella propria area di attività, nonché le azioni di un fornitore diretto e indiretto.
Il termine “propria area di attività” comprende qualsiasi attività dell'azienda volta a raggiungere l'obiettivo aziendale, ossia qualsiasi attività inerente alla produzione, al riciclaggio di prodotti e alla fornitura di servizi, indipendentemente dal fatto che venga effettuata in una sede in Germania o all'estero. Nelle società affiliate, il settore di attività della società madre comprende una società del gruppo se la società madre esercita un'influenza determinante sulla società del gruppo. Il termine “fornitore diretto” si riferisce a colui che, in qualità di partner contrattuale, è responsabile della fornitura di beni o servizi, le cui forniture sono necessarie per la fabbricazione di prodotti del Gruppo Takko o per la prestazione e la fruizione del servizio in questione. Il termine “fornitore indiretto” si riferisce a qualsiasi società che non è un fornitore diretto e la cui fornitura è necessaria per la fabbricazione di prodotti di una società interessata del Gruppo Takko o per la prestazione e la fruizione del servizio in questione.
3. Chi può essere segnalante?
Il sistema di reclami può essere utilizzato sia da un dipendente Takko o da una persona esterna se si è potenzialmente coinvolti in casi legati a violazioni dei diritti umani e ambientali nella propria area di attività di una società interessata del Gruppo Takko o nella filiera di fornitura diretta o indiretta di una società interessata del Gruppo Takko.
Segnalanti possono essere le seguenti persone:
• dipendenti (ad es. collaboratori e lavoratori temporanei)
• partner commerciali (ad es. fornitori, fornitori di servizi e partner di cooperazione) fornitori indiretti
• clienti
• terze parti (ad es. lavoratori migranti, gruppi indigeni, lavoratori stagionali).
4. Cosa è possibile segnalare?
In caso di identificazione di un rischio o di una violazione in materia di compliance, offriamo l'opportunità di contattarci tramite il sistema di reclami e whistleblowing per la gestione della segnalazione di illeciti, al fine di fornirci i relativi indizi. In tal caso possono essere inviate le seguenti segnalazioni relative a rischi o violazioni della compliance:
• atti illeciti e omissioni punibili con multe o sanzioni (reati penali o illeciti amministrativi);
• rischi in materia di diritti umani e ambientali nonché violazioni dei diritti umani e degli obblighi ambientali;
• violazioni delle politiche aziendali interne.
Nel caso si utilizzi il sistema di reclami e whistleblowing per la gestione della segnalazione di illeciti e si invia una segnalazione, si comunica direttamente con il personale e i responsabili addetti alla tutela della compliance.
Se la segnalazione è legata ad un potenziale rischio in materia di diritti umani e ambientali o una violazione dei diritti umani e degli obblighi ambientali, verrà coinvolto il responsabile dei diritti umani internamente all'azienda.
Il canale di segnalazione contribuisce direttamente al chiarimento dei fatti e alla risoluzione degli illeciti. Pertanto, è proibito inoltrare accuse infondate e informazioni consapevolmente false.
5. Rischi e violazioni in materia di diritti umani e ambientali
È possibile inoltrare segnalazioni legate alla violazione dei diritti umani e degli obblighi ambientali.
Nell’ambito dei diritti umani si fa riferimento ai seguenti rischi e violazioni:
• lavoro minorile; sfruttamento di minori;
• lavoro forzato e schiavitù;
• discriminazione sul posto di lavoro, molestie sessuali, violenza;
• violazione della libertà di associazione;
• omissione di un salario (minimo) locale adeguato;
• orari di lavoro eccessivamente prolungati;
• violazioni della sicurezza sul posto di lavoro che possano comportare rischi per la salute e infortuni dovuti alla mancanza di dispositivi di protezione personale;
• ambiente di lavoro inadeguato in termini di sicurezza e tutela della salute;
• rapporto di lavoro giuridicamente vincolante; nessun lavoro precario;
• il causare una modificazione dannosa del suolo, delle acque nonché inquinamento atmosferico, emissioni acustiche nocive e consumo eccessivo di acqua;
• sfratto illegittimo; sottrazione di terreno, superfici boschive e acque, il cui utilizzo garantisce il sostentamento di una persona;
• incarico o impiego di forze di sicurezza private e pubbliche, qualora dovuto alla scarsa formazione o controllo da parte dell’azienda nell’impiego delle forze di sicurezza
§ non venga rispettata la proibizione della tortura e di trattamenti crudeli, inumani o degradanti;
§ l’integrità personale o la vita vengano messe a repentaglio oppure § la libertà di associazione e riunione venga pregiudicata.
Nell’ambito dei diritti ambientali si fa riferimento ai seguenti rischi e violazioni:
• fabbricazione di prodotti con aggiunta di mercurio, utilizzo di mercurio e composti di mercurio nei processi di fabbricazione e nel trattamento dei rifiuti di mercurio;
• produzione e utilizzo di sostanze chimiche persistenti;
• alterazione e inquinamento ambientale, raccolta, stoccaggio e smaltimento di rifiuti nonché esportazione e importazione di rifiuti pericolosi.
6. Canali di segnalazione e persone di contatto
Takko offre ai/alle segnalanti vari canali di segnalazione per l’inoltro di segnalazioni. Sia i dipendenti Takko che terze parti esterne possono contattare in qualsiasi momento il responsabile della compliance nel modo seguente (anche in forma anonima):
• per e-mail: compliance@takko.de
online:
https://www.takko.com/it-it/compliance.html
per posta:
Personale/Confidenziale
Takko Fashion GmbH
Responsabile della compliance
Alfred-Krupp-Straße 21
48291 Telgte Germania
• per telefono: +49 2504 923 100
I dipendenti Takko in qualità di segnalanti possono contattare in qualsiasi momento le seguenti persone:
• staff dirigenziale;
• persona di fiducia interna all’azienda; dipendenti addetti alla compliance; responsabile della compliance.
7. Canale di segnalazione esterno
Le segnalazioni alla Fair Wear Foundation possono essere inoltrate a un funzionario Fair Wear locale addetto alla procedura di reclamo. Le segnalazioni possono essere inoltrate in forma scritta o verbalmente, per e-mail ai seguenti indirizzi complaints@fairwear.org oppure goemans@fairwear.org.
8. Le segnalazioni possono essere effettuate in forma anonima e pubblica
La piattaforma online garantisce l’anonimato del/della segnalante, vale a dire l’invio anonimo della segnalazione. Il/la segnalante può decidere autonomamente se fornire i propri dati di contatto e le generalità. In caso vengano inoltrate segnalazioni in forma anonima, Takko garantisce presa di contatto e comunicazione anonime.
Takko utilizzerà questo canale di segnalazione per chiarire con il/la segnalante eventuali domande che potrebbero sorgere per l'elaborazione del caso o per ottenere ulteriori informazioni.
9. Procedura di reclamo
Il sistema di reclami e whistleblowing per la segnalazione di illeciti è un canale di comunicazione essenziale per Takko, attraverso il quale i/le segnalanti possono inoltrare segnalazioni. Reputiamo le segnalazioni come un'opportunità di miglioramento. Per questo motivo, elaboriamo esaurientemente ogni segnalazione, avviamo misure appropriate e chiariamo le violazioni di legge.
Il canale di segnalazione digitale consente di inviare la propria segnalazione nella lingua madre del/della segnalante. Tramite il canale di segnalazione digitale è possibile inviare la segnalazione in forma scritta; rispondendo alle domande preselezionate è possibile descriverci i fatti. In tale contesto invitiamo a fornirci informazioni dettagliate sull’identificazione dell’illecito.
Al ricevimento del reclamo, il responsabile della compliance sarà informato della ricezione del reclamo. Takko confermerà la ricezione del reclamo al/alla segnalante entro cinque giorni lavorativi.
Il/la segnalante riceverà i dati di accesso che fungono da chiave di accesso al sistema di reclami. Ciò ha lo scopo di fornire al/alla segnalante l'opportunità di conoscere in qualsiasi momento lo stato di elaborazione e di avanzamento del reclamo.
I reclami in arrivo vengono controllati dal responsabile della compliance per verificarne la plausibilità. Il responsabile della compliance esamina attentamente ogni reclamo e opera autonomamente e in maniera imparziale per chiarire i fatti.
L'indagine avviene sempre nel rispetto della riservatezza ed è limitata esclusivamente alle persone che risultano necessarie per il chiarimento dei fatti. Il responsabile della compliance può condurre colloqui riservati con dipendenti, fornitori di servizi o altre persone che sono utili per l'indagine dei fatti.
Infine, il responsabile della compliance esamina il risultato e decide se sussistono potenziali rischi o violazioni dei diritti umani e della due diligence ambientale. In caso di vicende a rischio o violazioni, Takko adotterà le misure correttive appropriate.
Il responsabile addetto alla compliance collaborerà con il/la segnalante al fine di sviluppare una proposta volta a porre rimedio alla circostanza. Le misure correttive concordate saranno attuate dalle rispettive società interessate del Gruppo Takko.
Takko informa il/la segnalante in merito all'esito e alle misure adottate entro e non oltre tre mesi dal ricevimento della segnalazione. L’informazione includerà anche le fasi e le misure che sono già state adottate e, se del caso, che sono ancora in corso di pianificazione. Va notato che, a tale riguardo, divulghiamo solo informazioni che sono legalmente acritiche e non mettono a repentaglio le indagini interne o esterne.
10. Procedura di reclamo esterna
In fase di collaborazione con nuovi fornitori, Takko garantisce che l'appartenenza alla Fair
Wear Foundation e i conseguenti requisiti e obblighi di legge vengano spiegati in dettaglio. Ciò include anche la procedura di reclamo. Gli impianti di produzione commissionati nel rispettivo Paese sono tenuti ad esporre il foglio informativo per i dipendenti Fair Wear. Ai lavoratori locali è garantito l'accesso al sistema di reclami.
La procedura di gestione del sistema di reclami Fair Wear comprende le seguenti fasi:
1. ricezione di un reclamo
2. indagine
3. rimedio
4. valutazione
5. conclusione di un reclamo: risoluzione o chiusura.
Alla ricezione di un reclamo, la sua ammissibilità viene esaminata dal responsabile della gestione reclami. Una segnalazione di reclamo è ammissibile se è presentata in uno dei siti di produzione delle aziende associate e se fa riferimento a uno degli otto standard di lavoro di Fair Wear.
L'ammissibilità sarà decisa in fase di verifica del reclamo. Ciò significa che il reclamo viene inserito nel sistema e Takko riceve una notifica che si è verificato un reclamo in uno dei propri siti di produzione. Takko è quindi obbligata a informare la parte a cui è diretta l’accusa, solitamente la direzione della fabbrica, richiedendo un riscontro in merito.
Takko informa Fair Wear riguardo alla reazione della parte accusata. Se la parte accusata non è d'accordo con le accuse, Fair Wear elaborerà un piano di indagine. Tuttavia, se la parte accusata accetta le rivendicazioni del/della segnalante, il reclamo può procedere direttamente alla fase in cui è prevista un’azione correttiva.
L'indagine deciderà se il reclamo è fondato o meno, o se non è possibile giungere a una conclusione; ciò determinerà quali saranno le successive fasi di attuazione di un’azione correttiva.
In caso di riscontro della fondatezza del reclamo, Takko coopererà con i propri siti di produzione per attuare l'azione correttiva. Takko è quindi responsabile per l'attuazione dell’azione correttiva.
Fair Wear verificherà che i rimedi siano stati effettivamente implementati e che sia stato risolto il problema in questione. Fair Wear chiederà inoltre al/alla segnalante di valutare lo svolgimento del processo in base alle proprie opinioni per verificare se è soddisfatto/a del risultato.
Al termine, il reclamo verrà ufficialmente chiuso e il suo stato sarà contrassegnato come “chiuso” o “risolto”.
Durante la procedura di gestione dei reclami, sul nostro sito web pubblicheremo periodicamente aggiornamenti sulla procedura di reclamo. Questo al fine di garantire la trasparenza nei confronti dei nostri stakeholder.
11. Azioni correttive
In consultazione con il/la segnalante, l’addetto alla compliance sviluppa una proposta che intende fungere da rimedio. L'obiettivo delle misure correttive è prevenire o risolvere la violazione o l’infrazione. Se ciò non dovesse essere possibile, la misura dovrebbe perlomeno essere ridotta al minimo. In particolare, possono essere prese in considerazione misure correttive se si è verificata o si presume sia imminente una violazione dei diritti umani o degli obblighi ambientali.
Le misure correttive prevedono ad esempio, l’elaborazione e l'implementazione di un concetto pianificato per la risoluzione delle violazioni, l'applicazione di iniziative o standard di settore, la sospensione temporanea o, come ultima risorsa, la cessazione di un rapporto commerciale. I/le segnalanti, gli/le interessati/e o i gruppi di supporto ufficiali possono essere coinvolti nella determinazione di tali misure correttive.
12. Tutela contro la discriminazione o le punizioni
Takko si impegna a garantire la riservatezza e la tutela dei/delle segnalanti. È nell'interesse di Takko individuare gli illeciti e porvi rimedio, attuare misure appropriate e prevenire quindi rischi e violazioni dei diritti umani e degli obblighi ambientali che potrebbero protrarsi nel lungo termine.
In qualità di segnalante, l’interessato/a sarà da noi tutelato/a contro le discriminazioni o punizioni a seguito di un reclamo. In tal caso il/la segnalante non deve temere alcuna ritorsione o spiacevoli ripercussioni, a condizione che il/la segnalante abbia presentato la propria segnalazione in buona fede e secondo scienza e coscienza.
Takko garantisce la tutela per mantenere l'anonimato dei/delle segnalanti durante l'intera procedura di gestione di un reclamo, a condizione che il/la segnalante richieda espressamente di mantenere l'anonimato. Takko non adotta nessuna misura per identificare l'identità del/della segnalante.
Takko fa affidamento su tali indizi, poiché questo è l'unico modo in cui Takko può contrastare e porre rimedio il più tempestivamente possibile alle violazioni dei diritti umani e degli obblighi di due diligence in materia di sostenibilità, nonché alle violazioni della compliance.
In caso di abuso dovuto ad uso improprio del sistema di reclami, Takko si riserva il diritto di intraprendere azioni legali o disciplinari nei confronti dei/delle segnalanti. Il sistema di reclami dovrebbe pertanto essere esclusivamente utilizzato con consapevolezza e responsabilità.
13. Tutela di terze parti
Se terze parti dovessero essere coinvolte in un caso di segnalazioni di illeciti da parte di un/una segnalante e potrebbero subire possibili ritorsioni in un contesto professionale, il nostro compito è di tutelare anche tali terze parti. Tuteliamo l'identità di terzi in ottemperanza alle norme di legge.
14. Protezione dei dati
Takko utilizza un sistema di reclami (whistleblowing) per la gestione della segnalazione di illeciti conforme alle rispettive norme sulla protezione dei dati.
15. Riesame e miglioramento
Takko riesamina il sistema di reclami a intervalli regolari e, se appropriato al contesto, procede ad implementare potenziali miglioramenti.
Aggiornamento al: 01.01.2023
[1] Takko Fashion GmbH e tutte le società affiliate ai sensi dei par. 15 e segg. della Legge tedesca sulle società per azioni (AktG)