Panasztételi eljárás a panasztételi és bejelentőrendszerhez
1. Bevezetés
Világszerte tevékeny vállalkozásként[1] magától értetődő kötelességünk a felelősségtudatos és jogszerű eljárás. Takko Fashion Megfelelőségi Irányítási Rendszer lényeges eleme a panasztételi és bejelentőrendszer. Ezek az értesítési csatornák teszik lehetővé, hogy bejelentése eljusson a Takko illetékes szervéhez.
2. Fogalommeghatározások
Az ellátási lánc fogalmába az ellátási láncok átvilágításáról szóló törvény (LkSG) értelmében a Takko-csoport összes terméke és szolgáltatása beletartozik. Ez magában foglalja a termékek előállításához és a szolgáltatások teljesítéséhez szükséges összes bel- és külföldi intézkedést a nyersanyagok beszerzésétől a végfelhasználók ellátásáig, és kiterjed a Takkocsoport érintett társaságának saját üzletágában végzett tevékenységére, valamint a közvetlen és a közvetett beszállítók tevékenységére.
A saját üzletág fogalmába beletartozik a vállalkozás minden olyan tevékenysége, amely a vállalati cél elérésére irányul. Ezzel minden olyan tevékenység beleértendő, amely termékek előállítását és értékesítését, illetve szolgáltatások teljesítését célozza, függetlenül attól, hogy ez belföldi vagy külföldi telephelyen történik. Kapcsolt vállalkozásban az anyavállalat saját üzletágához tartozik a csoport részét képező társaság, ha az anyavállalat a csoport részét képező társaságra bizonyos szintű befolyást gyakorol.
A közvetlen beszállító fogalma azokat jelöli, akik azon áruk beszállításáról vagy szolgáltatások teljesítéséről állnak szerződésben, amelyek biztosítása a Takko-csoport termékeinek előállításához vagy az érintett szolgáltatás teljesítéséhez és igénybevételéhez szükséges.
Közvetett beszállítónak számít minden olyan vállalkozás, amely nem közvetlen beszállító, és amelynek beszállítói tevékenysége a Takko-csoport termékeinek előállításához vagy az érintett szolgáltatás teljesítéséhez és igénybevételéhez szükséges.
3. Ki lehet visszaélés-bejelentő?
A panasztételi rendszert a Takko alkalmazottjaként vagy külső személyként is használhatja, ha Ön a Takko-csoport érintett társaságának saját üzletágában vagy ennek közvetlen vagy közvetett ellátási láncában potenciálisan emberi és környezeti jogsértések által érintett.
Visszaélés-bejelentők az alábbi személyek lehetnek:
• alkalmazottak (munkavállalók és kölcsönzött munkaerő)
• üzleti partnerek (beszállítók, szolgáltatók és együttműködő partnerek)
• közvetlen beszállítók / alvállalkozók
• ügyfelek, vásárlók
• harmadik felek (vendégmunkások, bennszülött csoportok, szezonális munkaerő)
4. Mit jelenthet be?
Amennyiben Ön egy megfelelőségi kockázatot vagy jogsértést tapasztal, a panasztételi és bejelentőrendszeren keresztül lehetővé tesszük, hogy kapcsolatba lépjen velünk, és ezekről tájékoztasson bennünket. Az alábbi megfelelőségi kockázatokról vagy jogsértésekről tehet bejelentést:
• jogsértő cselekedet és mulasztás, amely büntetéssel vagy pénzbírsággal sújtható (bűncselekmények vagy szabálysértések):
• emberi jogi vagy környezeti kockázatok, illetve az emberi jogok vagy a környezettel szembeni kötelezettségek megértése; a vállalati irányelvek megsértése.
Amennyiben használja a panasztételi és bejelentőrendszert, és bejelentést tesz, vegye fel a kapcsolatot a felelős megfelelőségi munkatárssal és a megfelelőségi tisztviselővel.
Ha bejelentése emberi jogi vagy környezeti kockázatra vagy emberi jogok vagy környezetvédelmi kötelezettségek elleni vétségre vonatkozik, a vállalat belső emberi jogi megbízottja az illetékes ez ügyben.
Az értesítési csatorna közvetlenül hozzájárul a tényállás tisztázásához és a visszásságok megoldásához. Ezért tilos hamis vádakat és szándékosan valótlan információkat megosztani.
5. Kockázatok és vétségek az emberi és környezeti jogok terén
Bejelentést tehet emberi jogi vagy környezeti kockázatokról, illetve az emberi jogok vagy a környezettel szembeni kötelezettségek megsértéséről. Az alábbi emberi jogi kockázatok és vétségek merülhetnek fel:
• gyermekmunka; gyermekek kizsákmányolása,
• kényszermunka és rabszolgatartás,
• munkahelyi diszkrimináció, szexuális zaklatás, erőszak,
• egyesülési szabadság megsértése,
• a megfelelő helyi (minimál)bér megtagadása,
• túl hosszú munkaidők,
• baleseti és munkavégzéssel összefüggő kockázatokra vonatkozó helyi munkavédelmi szabálytalanságok,
• biztonságos és egészséges munkakörnyezet hiánya,
• jogilag kötelező erejű munkaviszony; bizonytalan foglalkoztatás,
• talajt érintő káros változások, víz- és levegőszennyezés előidézése, káros zajkibocsátás és túlzott vízfogyasztás,
• jogsértő kilakoltatás; személy megélhetését biztosító földtől, erdőtől, vizektől való megfosztás,
• magán- és közbiztonsági erők megbízása vagy alkalmazása, ha a vállalati képzettség vagy kontroll hiánya miatt a biztonsági erők alkalmazása során
§ figyelmen kívül hagyják a kínzás és a kegyetlen, embertelen vagy megalázó bánásmód tilalmát,
§ testi vagy életveszélyes sérülés vagy
§ az egyesülési és szakszervezeti szabadság korlátozása történik.
Az alábbi környezeti jogi kockázatok és vétségek merülhetnek fel:
• Higannyal átitatott termékek gyártása, higany és higanyvegyületek felhasználása a gyártási folyamatokban és a higanyhulladék kezelése,
• perzisztens vegyi anyagok előállítása és felhasználása,
• hulladékok nem környezetkímélő kezelése, gyűjtése, tárolása és ártalmatlanítása, valamint veszélyes hulladékok kivitele és behozatala.
6. Értesítési csatornák és kapcsolattartó személyek
A bejelentések benyújtásához a Takko különböző értesítési csatornákat biztosít a bejelentők számára. A Takko foglalkoztatottjai és külső harmadik felek egyaránt bármikor fordulhatnak (névtelenül is) a megfelelőségi tisztviselőhöz:
• E-mailen: compliance@takko.de
• Online: https://www.takko.com/hu-hu/compliance.html
• Postai úton: személyesen / bizalmas úton
Takko Fashion GmbH
Compliance Officer
Alfred-Krupp-Straße 21
48291 Telgte
Németország
• Telefonon: +49 2504 923 100
Takko-dolgozóként a bejelentők bármikor fordulhatnak az alábbi személyekhez:
• vezetők,
• vállalaton belüli bizalmas személyek,
• megfelelőségi munkatársak, megfelelőségi tisztviselő.
7. Külső értesítési csatornák
A Fair Wear Foundation szervezethez a helyi Fair Wear panaszügyi tisztviselőnél nyújthatók be a bejelentések. A bejelentéseket írásban vagy szóban, valamint a complaints@fairwear.org vagy a goemans@fairwear.org e-mail címen nyújthatja be.
8. A bejelentések történhetnek névtelenül és nyilvánosan
Az online alapú platform biztosítja a visszaélés-bejelentő anonimitását, és ezáltal a bejelentés névtelen benyújtását. Önt dönt arról, szeretné-e megadni elérhetőségi adatait és nevét. Amennyiben névtelenül teszi meg bejelentéseit, a Takko biztosítja az anonim kapcsolatfelvételt és kommunikációt.
A Takko ezt az értesítési csatornát az ügy feldolgozása során felmerülő kérdések tisztázására és további információk megszerzésére használja.
9. Panasztételi eljárás
A panasztételi és bejelentőrendszer a Takko fontos kommunikációs csatornája, amelyen keresztül a visszaélés-bejelentők benyújthatják bejelentéseiket. A bejelentésekre fejlődési lehetőségekként tekintünk. Ezért minden bejelentést átfogóan feldolgozunk, megfelelő intézkedéseket teszünk, és tisztázzuk a jogsértéseket.
A digitális értesítési csatorna lehetővé teszi, hogy bejelentését saját nemzeti nyelvén nyújtsa be. A bejelentést a digitális értesítési csatornán keresztül szöveges formában is benyújthatja. Az előre kiválasztott kérdések megválaszolásával Ön ismerteti előttünk a helyzetet. Kérjük, részletes információkat adjon meg az észlelt visszás helyzetről.
A panasz beérkezése után a felelős megfelelőségi munkatárs tájékoztatja a panasz beérkezéséről. A Takko öt munkanapon belül visszaigazolja a bejelentőnek a panasz beérkezését.
A visszaélés-bejelentő hozzáférési adatokat kap a panasztételi rendszer belépőkulcsaként. Ezáltal a visszaélés-bejelentő bármikor tájékozódhat a panasz feldolgozásának állapotáról és haladásáról.
A beérkező panaszok megalapozottságát a megfelelőségi munkatárs vizsgálja felül. A megfelelőségi munkatárs minden panaszt gondosan megvizsgál, és függetlenül és elfogulatlanul dolgozik a tények tisztázásán.
A vizsgálat mindig bizalmas, és kizárólag azokra a személyekre korlátozódik, akikre szükség van a tények tisztázásához. A megfelelőségi munkatárs bizalmas beszélgetéseket folytathat a dolgozókkal, szolgáltatókkal vagy más személyekkel, akik segíthetik a tények kivizsgálását.
Végül a megfelelési tisztviselő ellenőrzi az eredményt, és dönt arról, hogy fennáll-e a kockázat vagy az emberi jogok és a környezetvédelmi átvilágítási kötelezettségek megsértése. Amennyiben kockázat vagy jogsértés áll fenn, a Takko megfelelő korrekciós intézkedéseket tesz.
Az illetékes megfelelőségi munkatárs Önnel együttműködve kidolgoz egy javaslatot, amely a helyzet orvoslását szolgálja. Az Önnel egyeztetett korrekciós intézkedéseket a Takkocsoport minden érintett társaságánál végrehajtják.
A Takko legkésőbb a panasztételtől számított 3 hónap múlva értesíti a visszaélés-bejelentőt az eredményről és az intézkedésekről. Tájékoztatjuk Önt a már végrehajtott, illetve még tervben lévő lépésekről és intézkedésekről. Tájékoztatjuk, hogy csak azokat az információkat közöljük, amelyek jogilag nem kritikusak, és nem veszélyeztetik a belső vagy külső vizsgálatokat.
10. Külső panasztételi eljárás
A Takko az új beszállítókkal való együttműködés során gondoskodik arról, hogy a Fair Wear Foundation szervezetben való tagság és az ebből fakadó követelmények részletesen ismertetve legyenek. Ez magában foglalja a panasztételi eljárást is. Az adott országban megbízott termelőüzemeknek ki kell akasztaniuk a Fair Wear munkavállalói tájékoztatót. A helyi alkalmazottaknak biztosítjuk a panasztételi rendszerhez való hozzáférést.
A Fair Wear panasztételi rendszer feldolgozási folyamata az alábbi lépésekből áll:
1. Panasz beérkezése
2. Vizsgálat
3. Korrekció
4. Felülvizsgálat
5. A panasz lezárása: megoldva vagy lezárva.
A panasz beérkezése után a panaszügyi munkatárs ellenőrzi annak elfogadhatóságát. A panasz akkor elfogadható, ha az a tagmárkák egyik gyártási telephelyén történik, és a Fair Wear nyolc munkanormájának egyikére vonatkozik.
Az elfogadhatóságról a panasz vizsgálata során döntenek. Ez azt jelenti, hogy a panasz bekerül a rendszerbe, és a Takko értesítést kap arról, hogy az egyik gyártási telephelyen panasz merült fel. A Takko ezt követően köteles értesíteni a bepanaszolt felet - általában a gyár vezetőségét -, és válaszra szólítja fel.
A Takko tájékoztatja a Fair Wear-t a bepanaszolt fél válaszáról. Ha a bepanaszolt fél nem ért egyet a vádakkal, a Fair Wear készít egy vizsgálati tervet. Ha azonban egyetért a panasztevő elvárásaival, a panasz közvetlenül a korrekciós szakaszba léphet.
A vizsgálat eldönti, hogy a panasz megalapozott-e vagy sem, vagy vonható-e le következtetés erre vonatkozóan. Ezáltal megállapítjuk, hogyan folynak a következő korrekciós lépések.
Ha bebizonyosodik, hogy a panasz megalapozott, a Takko a gyártási telephelyekkel együtt végrehajtja a korrekciós intézkedéseket. A Takko felel a korrekciós terv végrehajtásáért.
A Fair Wear ellenőrzi, hogy a korrekciós intézkedéseket valóban végrehajtották-e, és hogy ezek megoldották-e az adott problémát. A Fair Wear továbbá felkéri a panasztevőt, hogy véleménye szerint értékelje az eljárás menetét, és megkérdezi, hogy elégedett-e az eredménnyel.
Végül a panaszt hivatalosan lezárják, és állapotát „lezárt” vagy „megoldott” jelzéssel látják el.
A panaszkezelési folyamat során weboldalunkon rendszeresen frissítjük a panasztételi eljárást. Ezáltal biztosítjuk az átláthatóságot az érdekelt feleink felé.
11. Korrekciós intézkedések
A megfelelőségi munkatárs a visszaélés-bejelentővel együttműködve kidolgoz egy javaslatot, amely a helyzet orvoslását szolgálja. A korrekciós intézkedések célja a jogsértés vagy szabálysértés megelőzése, illetve megszüntetése. Ha ez nem lehetséges, legalább ennek minimalizálása szükséges. Különösen akkor mérlegelendők a korrekciós intézkedéseket, ha megállapítást nyer, hogy az emberi jogok vagy a környezetvédelmi kötelezettségek megsértése megtörtént, vagy közvetlenül be fog következni.
Ide tartozik például a visszás helyzetek megoldását szolgáló időzített koncepció létrehozása és megvalósítása, az iparági kezdeményezések vagy iparági szabványok alkalmazása, az üzleti kapcsolat ideiglenes felfüggesztése vagy végső esetben megszüntetése. Visszaélésbejelentők, érintett személyek vagy hivatalos érdekképviseletek bevonhatók ezen korrekciós intézkedések kidolgozásába.
12. Hátrányos megkülönböztetéssel vagy büntetéssel szembeni védelem
A Takko titoktartásra és a visszaélés-bejelentő védelmére kötelezett. A Takko érdeke a visszás helyzetek feltárása és orvoslása, az alkalmas intézkedések megtétele, és ezáltal a hosszú távú kockázatok, valamint az emberi jogok és a környezetvédelmi előírások megsértésének megelőzése.
Önt bejelentőként védjük a panaszból eredő hátrányoktól vagy büntetésektől. Bejelentőként nem kell tartania semmilyen hátrányos lépéstől, ha jóhiszeműen, legjobb tudása és meggyőződése szerint nyújtotta be a bejelentést.
A Takko védelmet biztosít a bejelentők anonimitásának megőrzéséhez a teljes panaszkezelési folyamat során, feltéve, hogy a bejelentő kéri anonimitása megőrzését. A Takko semmilyen intézkedést nem tesz a visszaélést bejelentő személy azonosítására.
A Takko rászorul ezen információkra, mivel a Takko csak így tud átfogóan idejében fellépni és megakadályozni az emberi jogi és a környezetvédelmi átvilágítási kötelezettségek megsértését, valamint a megfelelőségi mulasztásokat.
A panaszrendszerrel való visszaélés esetén a Takko fenntartja a jogot arra, hogy jogi lépéseket vagy fegyelmi intézkedéseket hozzon a visszaélés-bejelentőkkel szemben. A panaszrendszert ezért kizárólag becsületes és felelősségteljes módon szabad használni.
13. Harmadik személyek védelme
Ha az információk olyan harmadik felekre vonatkoznak, akik kapcsolatban állnak a bejelentővel, és szakmai kontextusban esetleges megtorlást szenvedhetnek el, akkor ezeket a harmadik feleket is védjük. Harmadik felek személyazonosságát a törvényi előírások keretein belül védjük.
14. Adatvédelem
A Takko a vonatkozó adatvédelmi előírásoknak megfelelő panasztételi és bejelentőrendszert használ.
15. Ellenőrzés és fejlesztés
A Takko a lehetséges fejlesztések érdekében rendszeres időközönként és eseti alapon ellenőrzi a panasztételi rendszert.
Állapot: 2023. 01. 01.
[1] Takko Fashion GmbH és valamennyi az AktG 15. és azt követő §-ai szerinti kapcsolt vállalkozása