Procédure de plainte dans le cadre du système de plaintes et de signalements

1.     Introduction

En tant qu'entreprise[1] opérant à l'échelle mondiale, nous avons l'obligation et la conviction d'agir de manière responsable et légale. Une partie essentielle du système de gestion de la conformité de Takko est le système de plaintes et de signalements. Ces canaux de signalement permettent de communiquer votre signalement au service compétent de Takko. 

2.     Définitions

La notion de chaîne d'approvisionnement se réfère, au sens de la loi allemande sur le devoir de diligence en matière de chaînes d'approvisionnement (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, LkSG), à tous les produits et services du groupe Takko. Elle comprend toutes les étapes, à l'échelle nationale et internationale, nécessaires à la fabrication des produits et à la fourniture des services, depuis l'extraction des matières premières jusqu'à la livraison au client final, et englobe les actions d'une société concernée du groupe Takko dans son propre domaine d'activité, les actions d'un fournisseur direct et les actions d'un fournisseur indirect.

La notion de domaine d'activité propre englobe toute activité de l'entreprise visant à atteindre les objectifs de l'entreprise. Elle englobe donc toute activité de fabrication et de valorisation de produits et de fourniture de services, qu'elle soit effectuée sur un site dans le pays ou à l'étranger. Dans les entreprises liées, une société appartenant au groupe fait partie du domaine d'activité propre de la société mère si la société mère exerce une influence déterminante sur la société appartenant au groupe.

Le terme de fournisseur direct désigne une société, en tant que partenaire contractuel pour la livraison de marchandises ou la prestation de services, dont les fournitures sont nécessaires à la fabrication du produit du groupe Takko ou à la fourniture et à l'utilisation du service concerné.

Un fournisseur indirect est toute entreprise qui n'est pas un fournisseur direct et dont la fourniture est nécessaire à la fabrication du produit d'une société concernée du groupe Takko ou à la fourniture et à l'utilisation du service concerné.

3.        Qui peut être lanceur d'alerte ?

Vous pouvez utiliser le système de plaintes en tant qu'employé de Takko ou en tant que personne externe si vous êtes potentiellement concerné par des violations des droits de l'homme et de l'environnement dans le propre domaine d'activité d'une société concernée du groupe Takko ou dans la chaîne d'approvisionnement directe ou indirecte d'une société concernée du groupe Takko. 

Les lanceurs d'alerte peuvent être les personnes suivantes :

•      Employés (par exemple les collaborateurs et les intérimaires)

•      Partenaires commerciaux (tels que les fournisseurs, les prestataires de services et les partenaires de coopération)

•      Fournisseurs indirects

•      Clients

•      Tiers (par exemple, travailleurs migrants, groupes indigènes, travailleurs saisonniers)

4.        Que pouvez-vous signaler ?

Lorsque vous identifiez un risque de conformité ou une violation de la conformité, nous vous offrons la possibilité de nous contacter et de nous communiquer ces informations via le système de plaintes et de signalements. Vous pouvez soumettre des signalements concernant les risques de conformité ou les violations de conformité suivants :

•      Actions et omissions illégales passibles de sanctions pénales ou d'amendes (délits ou infractions) ;

•      Risques liés aux droits de l'homme et à l'environnement et violations des droits de l'homme et des obligations environnementales ;

•      Violations des directives internes de l'entreprise.

Lorsque vous utilisez le système de plaintes et de signalements et que vous soumettez un signalement, vous communiquez avec les collaborateurs responsables de la conformité ainsi qu'avec le responsable de la conformité. 

Si votre signalement concerne un risque lié aux droits de l'homme et à l'environnement ou une violation des obligations en matière de droits de l'homme et d'environnement, le responsable des droits de l'homme au sein de l'entreprise sera sollicité. 

Le canal de signalement contribue directement à la clarification des faits et à la résolution des dysfonctionnements. C'est pourquoi les fausses accusations et les informations sciemment erronées sont interdites.

5.     Risques et violations des droits de l'homme et de l'environnement

Vous pouvez signaler les risques liés aux droits de l'homme et à l'environnement ainsi que les violations des obligations en matière de droits de l'homme et d'environnement. Il s'agit des risques et violations suivants dans le domaine des droits de l'homme :

•      Travail des enfants ; exploitation des enfants,

•      Travail forcé et esclavage,

•      Discrimination au travail, harcèlement sexuel, violence,

•      Non-respect de la liberté de syndicalisation,

•      Privation d'un salaire local (minimum) décent,

•      Heures de travail excessives,

•      Violations de dispositions locales pour la protection de la santé et de la sécurité au travail entraînant des risques d'accident et de santé liés au travail,

•      Absence d'un environnement de travail sûr et sain,

•      Relation d'emploi juridiquement contraignante ; pas d'emploi précaire,

•      Déclenchement d’une modification nocive du sol, pollution de l'eau et de l'air, émissions sonores nocives et consommation excessive d'eau,

•      Expulsion illégale ; privation de terres, de forêts, d'eaux dont l'exploitation assure les moyens de subsistance d'une personne,

•      Engagement ou utilisation d'agents de sécurité privés et publics, si, en raison d'un manque d'instruction ou de contrôle de la part de l'entreprise, l'action des agents de sécurité

§ viole l'interdiction de la torture et des traitements cruels, inhumains ou dégradants,

§ des atteintes à la vie ou à l'intégrité physique sont commises, ou §         atteinte est portée à la liberté d'association et de syndicalisation.

Il s'agit des risques et violations suivants dans le domaine des droits environnementaux :

•      Fabrication de produits contenant du mercure, utilisation de mercure et de composés du mercure dans les processus de fabrication et traitement des déchets de mercure,

•      Production et utilisation de produits chimiques persistants,

•      Manipulation, collecte, stockage et élimination des déchets non respectueux de l'environnement, et exportation et importation de déchets dangereux.

6.     Canaux de signalement et interlocuteurs

Takko propose différents canaux de signalement aux lanceurs d'alerte. Les employés de Takko ainsi que les tiers externes peuvent contacter le responsable de la conformité à tout moment (même de manière anonyme) comme suit : 

•       Par courriel :  compliance@takko.de

•       En ligne :      https://www.takko.com/fr-fr/compliance.html

•       Par courrier : Personnel / Confidentiel

Takko Fashion GmbH

Compliance Officer

Alfred-Krupp-Straße 21

D-48291 Telgte

Allemagne

•       Par téléphone :         +49 2504 923 100

Les lanceurs d'alerte qui sont des employés de Takko peuvent s'adresser à tout moment aux personnes suivantes :

•       Cadres,

•       Personnes de confiance internes à l'entreprise,  Employés chargés de la conformité,            Responsable de la conformité.

7. Canal de signalement externe

Les signalements auprès de la Fair Wear Foundation peuvent être déposés auprès d'un responsable local des plaintes Fair Wear. Les signalements peuvent être déposés sous forme écrite ou orale, ainsi que par courriel à l'adresse complaints@fairwear.org ou goemans@fairwear.org.

8.     Les signalements peuvent être anonymes et publics.

La plateforme en ligne garantit l'anonymat du lanceur d'alerte et donc le dépôt anonyme de votre signalement. C'est vous qui décidez si vous souhaitez indiquer vos coordonnées ainsi que votre nom. Si vous signalez de manière anonyme, Takko garantit une prise de contact et une communication anonymes.

Takko utilisera ce canal de signalement pour clarifier avec le lanceur d'alerte les questions qui pourraient se poser dans le cadre du traitement du cas et pour obtenir des informations supplémentaires. 

9.     Procédure de plainte

Le système de plaintes et de signalements est pour Takko un canal de communication essentiel par lequel les lanceurs d'alerte peuvent faire des signalements. Nous considérons les signalements comme une opportunité d'amélioration. C'est pourquoi nous traitons chaque signalement de manière exhaustive, prenons les mesures qui s'imposent et élucidons les violations de la loi.

Le canal de signalement numérique vous permet de déposer votre signalement dans votre langue nationale. Vous pouvez envoyer votre déclaration sous forme de texte via le canal de signalement numérique. En répondant aux questions présélectionnées, vous nous décrivez les faits. Nous vous demandons de fournir des informations détaillées sur le dysfonctionnement que vous avez constaté. 

Après réception de la plainte, le collaborateur chargé de la conformité sera informé de la réception de la plainte. Takko confirme au lanceur d'alerte la réception de la plainte dans un délai de cinq jours ouvrables.

Le lanceur d'alerte reçoit des données d'accès qui servent de clé d'accès au système de traitement des plaintes. Le lanceur d'alerte doit ainsi avoir la possibilité de s'informer à tout moment sur l'état et l'avancement du traitement de la plainte. 

Les plaintes reçues sont examinées par le collaborateur chargé de la conformité afin d'en vérifier la plausibilité. Le collaborateur chargé de la conformité examine soigneusement chaque plainte et travaille de manière indépendante et impartiale à l'élucidation des faits. 

L'enquête est toujours confidentielle et se limite exclusivement aux personnes nécessaires à l'élucidation des faits. Le collaborateur chargé de la conformité peut avoir des entretiens confidentiels avec des collaborateurs, des prestataires de services ou d'autres personnes utiles à l'enquête sur les faits.

Finalement, le responsable de la conformité examine le résultat et décide s'il y a un risque ou une violation des obligations de diligence en matière de droits de l'homme et d'environnement. S'il existe un risque ou une violation, Takko prend des mesures correctives appropriées. 

Le collaborateur chargé de la conformité compétent élabore, en concertation avec vous, une proposition qui doit servir à remédier à la situation. Les mesures correctives convenues avec vous seront mises en œuvre par les sociétés du groupe Takko respectivement concernées.

Takko informera le lanceur d'alerte du résultat et des mesures prises au plus tard trois mois après réception de la plainte. Nous vous informons des démarches et des mesures déjà prises et, le cas échéant, encore prévues. Il convient de noter que nous ne divulguons que les informations qui ne sont pas critiques d'un point de vue juridique et qui ne compromettent pas les enquêtes internes ou externes.

10. Procédure de plainte externe

Lorsque Takko travaille avec de nouveaux fournisseurs, la société s'assure que l'adhésion à la Fair Wear Foundation et les exigences qui en découlent sont expliquées en détail. Cela inclut également la procédure de plainte. Les sites de production mandatés dans le pays concerné doivent afficher la fiche d'information pour travailleurs de Fair Wear. L'accès au système de plaintes est garanti aux travailleurs locaux.

Le processus de traitement du système de plaintes de Fair Wear comprend les étapes suivantes :

1. Réception d'une plainte

2. Enquête

3. Remédiation

4. Vérification

5. Clôture d’une plainte Résolue ou Clôturée.

Après réception d'une plainte, sa recevabilité est examinée par le responsable des plaintes. Une plainte est recevable si elle est déposée sur l'un des sites de production des marques membres et si elle se réfère à l'une des huit normes de travail de Fair Wear.

La recevabilité est décidée pendant l'examen de la plainte. Cela signifie que la plainte est enregistrée dans le système et que Takko reçoit une notification indiquant qu'une plainte a été déposée sur l'un de ses sites de production. Takko est alors tenue d'informer la partie incriminée, généralement la direction de l'usine, et de lui demander une réponse. 

Takko informe Fair Wear de la réaction de la partie incriminée. Si la partie incriminée conteste les allégations, Fair Wear établira un plan d'enquête. Si toutefois la partie incriminée accepte les revendications de la partie plaignante, la plainte peut passer directement à la phase de remédiation.

Lors de l'enquête, il sera décidé si la plainte est fondée ou non, ou si aucune conclusion n'est possible. Ceci déterminera les prochaines étapes de remédiation.

S'il s'avère qu'une plainte est fondée, Takko mettra en œuvre les mesures correctives en collaboration avec ses sites de production. Takko est responsable de la mise en œuvre du plan de remédiation.

Fair Wear vérifiera si les mesures correctives ont effectivement été mises en œuvre et si elles ont résolu le problème en question. Fair Wear demandera également au plaignant d'évaluer le déroulement du processus de son point de vue et lui demandera s'il est satisfait du résultat.

Enfin, la plainte sera officiellement clôturée et son statut sera indiqué comme « clôturée » ou « résolue ».

Au cours du processus de traitement de la plainte, nous publierons régulièrement des mises à jour du processus de plainte sur notre site Web. Ceci afin de garantir la transparence vis-àvis de nos parties prenantes.

11. Mesures correctives

Le collaborateur chargé de la conformité élabore, en concertation avec le lanceur d'alerte, une proposition qui doit servir à remédier à la situation. L'objectif des mesures correctives est d'empêcher ou de faire cesser la violation ou l'infraction. Si cela n'est pas possible, l'objectif est au moins d'en minimiser l'ampleur. Les mesures correctives entrent notamment en ligne de compte lorsqu'une violation des obligations en matière de droits de l'homme ou d'environnement s'est produite ou est imminente.

Il peut s'agir, par exemple, de l'élaboration et de la mise en œuvre d'un plan assorti d'un calendrier pour résoudre les dysfonctionnements, de l'application d'initiatives ou de normes sectorielles, d'une suspension temporaire ou, en dernier recours, de la rupture d'une relation commerciale. Les lanceurs d'alerte, les personnes concernées ou les groupes d'intérêt officiels peuvent être impliqués dans la définition de ces mesures correctives.

12.   Protection contre les préjudices ou les sanctions 

Takko s'engage à respecter la confidentialité et à protéger les lanceurs d'alerte. Il est dans l'intérêt de Takko de découvrir et d'éliminer les abus, de mettre en œuvre des mesures appropriées et de prévenir ainsi les risques à long terme et les violations des droits de l'homme et des directives environnementales.

En tant que lanceur d'alerte, nous vous protégeons contre tout traitement défavorable ou toute sanction résultant d'une plainte. En tant que lanceur d'alerte, vous n'avez pas à craindre de mesures défavorables dans la mesure où vous avez fait votre signalement en toute bonne foi.

Takko garantit la protection de l'anonymat des lanceurs d'alerte tout au long du processus de traitement d'une plainte si le lanceur d'alerte demande à ce que son anonymat soit préservé. Takko ne prend aucune mesure pour identifier le lanceur d'alerte.

Takko dépend de ces signalements, car ce n'est qu'ainsi que Takko peut prévenir et remédier à temps aux violations des obligations de diligence en matière de droits de l'homme et d'environnement ainsi qu'aux violations de la conformité. 

En cas d'abus du système de plaintes, Takko se réserve le droit de poursuivre en justice ou de prendre des mesures disciplinaires contre les lanceurs d'alerte. Le système de plaintes doit donc être utilisé exclusivement de manière consciencieuse et responsable.

13.   Protection des tiers

Dans la mesure où des tiers sont concernés par les signalements, qu'ils sont en relation avec le lanceur d'alerte et qu'ils pourraient subir d'éventuelles représailles dans un contexte professionnel, nous protégeons également ces tiers. Nous protégeons l'identité des tiers dans le cadre des dispositions légales.

14.   Protection des données

Takko utilise un système de plaintes et de signalements qui respecte les directives correspondantes en matière de protection des données.

15.   Vérification et amélioration

Takko vérifie le système de plaintes à intervalles réguliers ainsi que lors d'occasions particulières afin d'identifier des améliorations potentielles.

Version : 01/01/2023

[1] Takko Fashion GmbH ainsi que toutes les sociétés liées au sens des articles 15 et suivants de la loi allemande sur les sociétés par actions (AktG)