Kaebuste menetlus kaebuste esitamise ja vihjete andmise süsteemi puhul
1. Sissejuhatus
Ülemaailmselt tegutseva ettevõttena[1] on meil kohustus ning eneseteadvus selleks, et tegutseda vastutustundlikult ja õiguspäraselt. Takko vastavuskontrolli haldamissüsteemi oluliseks osaks on kaebuste esitamise ja vihjete andmise süsteem. Need teavituskanalid võimaldavad teie teate edastamist Takko pädevale osakonnale.
2. Mõistete määratlused
Tarneahela mõiste käib kõigi Takko grupi toodete ja teenuste kohta Saksamaa tarneahelate hoolsuskohustuste seaduse (LkSG) tähenduses. See hõlmab kõiki samme riigi sees ja välismaal, mis on vajalikud toodete valmistamiseks ja teenuste osutamiseks, alustades toorainete hankimisest kuni lõpptarbijatele tarnimiseni, ning sellesse on kaasatud Takko grupi puudutatud äriühingu tegutsemine enda ärivaldkonnas, vahetu alltarnija tegutsemine ja kaudse alltarnija tegutsemine.
Enda ärivaldkonna mõiste hõlmab ettevõtte igat tegevust ettevõtte eesmärgi saavutamiseks. Sellesse on kaasatud iga tegevus toodete valmistamiseks ja taaskasutamiseks ning teenuste osutamiseks, sõltumata sellest, kas see võetakse ette riigi sees või välismaal olevas asukohas. Seotud ettevõttes loetakse kõrgema tasandi äriühingu enda tegevusvaldkonda kontserni kuuluv äriühing, kui kõrgema tasandi äriühing avaldab kontserni kuuluvale äriühingule otsustavat mõju.
Vahetu alltarnija mõiste all peetakse silmas kedagi, kes on lepingupartneriks kaupade tarnimise või teenuste osutamise osas, kelle alltarned on vajalikud Takko grupi toodete valmistamiseks või asjaomaste teenuste osutamiseks ja kasutamiseks.
Kaudseks alltarnijaks on iga ettevõte, kes ei ole otseseks alltarnijaks ja kelle alltarned on vajalikud Takko grupi puudutatud äriühingu toodete valmistamiseks või asjaomaste teenuste osutamiseks ja kasutamiseks. 3. Kes võivad olla vihje andjateks?
Kaebuste esitamise süsteemi saate te kasutada Takko teenistujana või välise isikuna, kui te olete Takko grupi puudutatud äriühingu enda ärivaldkonna või vastavalt Takko grupi puudutatud äriühingu vahetu või kaudse tarneahela puhul inimõiguste ja keskkonna alastest kõrvalekalletest potentsiaalselt puudutatud.
Vihje andjateks võivad olla järgmised isikud:
• Teenistujad (näiteks töötajad ja renditöötajad)
• Äripartnerid (näiteks tarnijad, teenuseosutajad ja koostööpartnerid)
• Kaudsed tarnijad
• Kliendid
• Kolmandad isikud (näiteks võõrtöötajad, põlisrahvaste rühmad, hooajaline tööjõud)
4. Millest te saate teavitada?
Juhul kui te tuvastate vastavuskontrolli alase riski või vastavuskontrolli alase rikkumise, siis pakume me kaebuste esitamise ja vihjete andmise süsteemi kaudu võimalust meiega ühendust võtta ja meid neist vihjetest teavitada. Te saate esitada teateid järgmiste vastavuskontrolli alaste riskide või vastavuskontrolli alaste rikkumiste kohta:
• õigusvastastest toimingutest ja tegematajätmistest, mille korral ähvardab karistus või rahatrahv (kuritegudest või õigusrikkumistest);
• inimõiguste ja keskkonna alastest riskidest ning inimõiguste ja keskkonna alaste kohustuste rikkumistest;
• ettevõtte siseste juhiste rikkumistest.
Juhul kui te kasutate kaebuste esitamise ja vihjete andmise süsteemi ning esitate teate, siis suhtlete te pädevate vastavuskontrolli töötajate ning vastavuskontrolli volinikuga.
Kui teie teade puudutab inimõiguste ja keskkonna alast riski või inimõiguste ja keskkonna alaste kohustuste rikkumist, siis kaasatakse ettevõtte sisene inimõiguste volinik.
Teavituskanal aitab asjaolude väljaselgitamisele ning probleemsete asjaolude lahendamisele vahetult kaasa. Seepärast on valed süüdistused ning teadvalt vale info keelatud.
5. Riskid ning rikkumised inimõiguste ja keskkonnaõiguste valdkonnas
Te saate esitada teateid inimõiguste ja keskkonna alaste riskide ning inimõiguste ja keskkonna alaste kohustuste rikkumiste kohta. Järgmistest riskidest ja rikkumistest inimõiguste valdkonnas:
• lapstööjõu kasutamine; laste ekspluateerimine,
• sunniviisiline töö ja orjapidamine,
• diskrimineerimine töökohal, seksuaalne ahistamine, vägivald,
• koalitsioonivabaduse eiramine,
• asjakohase kohaliku (miinimum)palga võimaldamisest keeldumine,
• ülipikad tööajad,
• kohalikud töökaitse alased rikkumised koos õnnetusjuhtumitest ja tööst tingitud ohtudega tervisele,
• turvalise ja tervisliku töökeskkonna puudumine,
• õiguslikult siduv teenistussuhe; ebakindla tööhõive puudumine,
• kahjulike pinnasemuutuste esilekutsumine, veekogude ja õhu saastamine, kahjulik müraheide ja ülemäärane veetarbimine,
• õigusevastane sunniviisiline väljatõstmine; maa, metsade ja veekogude äravõtmine, mille kasutamine kindlustab isiku elatusvahendid,
• eraettevõtete ja avalike turvajõudude käsundamine või kasutamine, juhul kui seda tehakse puuduliku ettevõtte poolse juhendamise või kontrolliga turvajõudude rakendamise osas,
§ piinamise ja julma, ebainimliku või alandava kohtlemise keelu eiramine,
§ elu või tervise ohustamine või
§ ühinemis- ja koalitsioonivabaduse mõjutamine.
Järgmistest riskidest ja rikkumistest keskkonnaõiguste valdkonnas:
• elavhõbedat sisaldavate toodete valmistamine, elavhõbeda ja elavhõbedaühendite kasutamine tootmisprotsessides ning elavhõbeda jäätmete käitlemine,
• püsivate kemikaalide tootmine ja kasutamine,
• jäätmete mitte keskkonnasäästlik käitlemine, kogumine, ladustamine ja kasutusest kõrvaldamine ning ohtlike jäätmete väljavedu ja sissevedu.
6. Teavituskanalid ja kontaktisikud
Teadete esitamiseks pakub Takko vihjete andjatele mitmesuguseid teavituskanaleid. Nii Takko teenistujad kui ka välised kolmandad isikud saavad vastavuskontrolli ametnikuga igal ajal järgmiselt ühendust võtta (ka anonüümselt):
• E-kirja teel: compliance@takko.de
• Veebis: https://www.takko.com/et-ee/compliance.html
• Kirja teel: Isiklik / konfidentsiaalne
Takko Fashion GmbH
Compliance Officer
Alfred-Krupp-Straße 21
48291 Telgte Saksamaa
• Telefoni teel: +49 2504 923 100
Vihje andjad kui Takko teenistujad saavad igal ajal pöörduda järgmiste isikute poole:
• juhtivtöötajad,
• ettevõttesisesed usaldusisikud, vastavuskontrolli töötajad, vastavuskontrolli ametnik.
7. Väline teavituskanal
Õiglaste Rõivaste Sihtasutusele (Fair Wear Foundation) saab teateid esitada kohalikule Fair Wear’i kaebuste käsitlejale. Teateid saab esitada kirjalikul või suulisel kujul ning e-posti aadressi complaints@fairwear.org või goemans@fairwear.org kaudu.
8. Teateid saab esitada anonüümselt või avalikult
Veebipõhine platvorm tagab vihje andja anonüümsuse ja seega teie teate anonüümse esitamise. Teie otsustate, kas te toote ära oma kontaktandmed ning nime. Juhul kui te esitate teateid anonüümselt, siis tagab Takko anonüümse kontaktivõtmise ja suhtluse.
Takko hakkab seda teavituskanalit kasutama, selleks et selgitada koos vihje andjaga juhtumi käsitlemiseks tekkivaid võimalikke täiendavaid päringuid ning hankida täiendavat infot.
9. Kaebuste menetlus
Kaebuste esitamise ja vihjete andmise süsteem on Takko jaoks oluline suhtluskanal, mille kaudu vihjete andjad saavad teateid esitada. Me võtame teateid kui võimalust parendamiseks. Seetõttu käsitleme me igat teadet ulatuslikult, võtame kasutusele vastavad meetmed ja selgitame õigusrikkumisi.
Digitaalne teavituskanal võimaldab teie teate esitamist oma riigi keeles. Te saate esitada teate teksti kujul digitaalse teavituse kaudu. Te kirjeldate meile asjaolusid eelnevalt valitud küsimustele vastamise teel. Me palume üksikasjalikke andmeid teie poolt kindlakstehtud probleemse asjaolu kohta.
Pärast kaebuse saabumist teavitatakse pädevat vastavuskontrolli töötajat kaebuse saabumisest. Takko kinnitab vihje andjale kaebuse saabumist viie tööpäeva jooksul.
Vihje andja saab juurdepääsu andmed, mis on kasutusel juurdepääsu võtmena kaebuste esitamise süsteemile. Seeläbi peaks vihje andjal olema võimalus ennast kaebuse käsitlemise oleku ja edenemise kohta igal ajal teavitada.
Saabuvate kaebuste usutavust kontrollitakse pädeva vastavuskontrolli töötaja poolt. Vastavuskontrolli töötaja kontrollib hoolikalt igat kaebust ning töötab asjaolude väljaselgitamiseks sõltumatult ja erapooletult.
Uurimine toimub alati konfidentsiaalselt ja piirdub eranditult nende isikutega, kes asjaolude väljaselgitamiseks vajalikud on. Vastavuskontrolli töötaja võib pidada konfidentsiaalseid kõnelusi töötajate, teenusepakkujate või teiste isikutega, kes tulevad asjaolude uurimiseks kasuks.
Lõpetuseks kontrollib vastavuskontrolli töötaja üle tulemuse ja teeb otsuse, kas tegemist on inimõiguste ja keskkonna alaste hoolsuskohustuste alase riski või rikkumisega. Juhul kui on tegemist riski või rikkumisega, siis võtab Takko kasutusele asjakohased parandusmeetmed.
Pädev vastavuskontrolli töötaja töötab teiega teavet vahetades välja ettepaneku, mis on mõeldud paranduseks. Teiega kokkulepitud parandusmeetmed rakendatakse ellu vastavalt puudutatud Takko grupi äriühingute poolt.
Takko teavitab vihje andjat tulemusest ja meetmetest hiljemalt kolm kuud pärast kaebuse saabumist. Me teavitame teid sammudest ja meetmetest, mis on juba ette võetud ja vajaduse korral veel kavandatud. Tuleb tähele panna, et me anname välja üksnes infot, mis on selles suhtes õiguslikult mittekriitiline ning ei ohusta sisemist ega välist uurimist.
10. Väline kaebuste menetlus
Takko tagab uute tarnijatega koostööd tehes, et liikmelisust Õiglaste Rõivaste Sihtasutuses (Fair Wear Foundation) ja sellest tulenevaid nõudmisi oleks üksikasjalikult seletatud. See sisaldab ka kaebuste esitamise protsessi. Vastavas riigis käsundatud tootmisüksused peavad välja riputama Fair Wear’i töötajate infolehe. Kohapealsetele teenistujatele on tagatud juurdepääs kaebuste esitamise süsteemile.
Fair Wear’i kaebuste süsteemi käsitlemise protsess hõlmab järgmisi samme:
1. Kaebuse saamine
2. Uurimine
3. Saneerimine
4. Ülekontrollimine
5. Kaebuse lõpetamine: lahendatud või suletud.
Pärast kaebuse saamist kontrollitakse kaebuste käsitleja poolt selle lubatavust. Kaebus on lubatav, kui see on esitatud mõne liikmeks oleva kaubamärgi tootmise asukohas ja puudutab ühte Fair Wear’i kaheksast tööstandardist.
Lubatavuse kohta tehakse otsus kaebuse kontrollimise ajal. See tähendab, et kaebus sisestatakse süsteemi ja Takko saab teavituse, et ühe puhul nende tootmise asukohtadest on esitatud kaebus. Takko on seejärel kohustatud teavitama süüdistatavat osapoolt, reeglina vabriku juhtkonda, ja paluma tal vastus anda.
Takko teatab Fair Wear’ile, milline oli süüdistatava osapoole reaktsioon. Kui süüdistatav osapool ei peaks etteheidetega nõus olema, siis koostab Fair Wear uurimise kava. Kui nad siiski kaebuse esitaja taotlustega nõustuvad, siis võib kaebus otse saneerimise faasi edasi liikuda.
Uurimise käigus tehakse otsus, kas kaebus on põhjendatud või mitte või kas mingit järeldust pole võimalik teha. Seeläbi määratakse kindlaks, kuidas järgmised saneerimise sammud välja näevad.
Kui selgub, et kaebus on põhjendatud, siis rakendab Takko koos oma tootmise asukohtadega ellu parandusmeetmed. Takko on vastutav saneerimiskava ellurakendamise eest.
Fair Wear kontrollib üle, kas parandusmeetmed on tegelikult ellu rakendatud ja kas need on käesoleva probleemi lahendanud. Fair Wear palub kaebuse esitajal peale selle hinnata oma arvamuse kohaselt protsessi kulgemist ja küsida, kas ta on tulemusega rahul.
Lõpetuseks suletakse kaebus ametlikult ja selle olek märgistatakse kui „suletud“ või
„selgitatud“.
Kaebuste käsitlemise protsessi ajal avaldame me oma veebilehel regulaarselt värskendusi kaebuste protsessi kohta. Seeläbi soovitakse tagada läbipaistvust meie sidusrühmade suhtes.
11. Parandusmeetmed
Vastavuskontrolli töötaja töötab vihje andjaga teavet vahetades välja ettepaneku, mis on mõeldud paranduseks. Parandusmeetmete eesmärgiks on rikkumist või kõrvalekallet takistada või see lõpetada. Kui see pole võimalik, siis tuleks vähemalt ulatust minimeerida. Parandusmeetmed tulevad kõne alla eelkõige inimõiguste või keskkonna alaste kohustuste puhul toimunud või vahetult eelseisva kõrvalekalde kindlakstegemise puhul.
Nende hulka kuuluvad näiteks lõpuleviidud kontseptsiooni koostamine ja ellurakendamine probleemsete asjaolude lahendamiseks, tööstusharu algatuste või tööstusharu standardite rakendamine, ajutine peatamine või viimase vahendina ärilise suhte katkestamine. Vihjete andjad, asjaosalised isikud või huvirühmade ametlikud esindused võidakse taoliste parandusmeetmete kindlaksmääramisse kaasata. 12. Kaitse diskrimineerimise või karistuste eest
Takko võtab endale kohustuse konfidentsiaalsuseks ja vihjete andjate kaitseks. Takko huvides on probleemseid asjaolusid välja selgitada ja lahendada, sobivaid meetmeid juurutada ning seeläbi pikemas perspektiivis riske ning kõrvalekaldeid inimõiguste ja keskkonna alastest nõuetest ennetada.
Me kaitseme teid kui vihjete andjaid diskrimineerimiste või karistuste eest kaebuse tõttu. Vihjete andjana ei tule teil karta mingeid kahjustavaid meetmeid, juhul kui te olete oma teate esitanud heas usus ning oma parima teadmise ja veendumuse kohaselt.
Takko tagab kaitse vihjete andjate anonüümsuse säilitamiseks kaebuse kogu käsitlemisprotsessi käigus, juhul kui vihjete andja anonüümsuse säilitamist nõuab. Takko ei võta kasutusele mingeid meetmeid vihje andja identiteedi tuvastamiseks.
Takko on taolistest vihjetest sõltuv, sest ainult nii saab Takko inimõiguste ja keskkonna alaste hoolsuskohustuste ning vastavuskontrolli alastele kõrvalekalletele varakult igakülgselt vastu toimida ja need lahendada.
Kaebuste esitamise süsteemi väärkasutamise juhtumi puhuks jätab Takko enesele õiguse võtta vihjete andjate suhtes õiguslikke samme või distsiplinaarseid meetmeid. Seetõttu tuleks kaebuste esitamise süsteemi kasutada eranditult kohusetundlikult ja vastutustundlikult.
13. Kolmandate isikute kaitse
Juhul kui vihjetega on kaasatud kolmandaid isikuid, kellel on olemas ühendus vihjete andjaga ja kes võivad kutsealases kontekstis võimalike survemeetmete tõttu kannatada, siis kaitseme me samuti neid kolmandaid isikuid. Kolmandate isikute identiteeti kaitseme me õigusaktidega kehtestatud nõuete raames.
14. Andmekaitse
Takko kasutab kaebuste esitamise ja vihjete andmise süsteemi, mille puhul peetakse kinni vastavate andmekaitse alaste õigusaktide nõuetest.
15. Ülekontrollimine ja parendamine
Takko kontrollib kaebuste esitamise süsteemi regulaarsete ajavahemike tagant ning juhtumipõhiselt potentsiaalsete parenduste seisukohalt.
Seisuga: 01.01.2023
[1] Takko Fashion GmbH ning kõik seotud ettevõtted Saksamaa aktsiate seaduse (AktG) §§ 15 jj tähenduses